L'azienda: SCAI S.p.a.

SCAI S.p.a. distribuisce macchine movimento terra in Italia e all'estero.

L'azienda è organizzata con una rete di assistenza nazionale di oltre 50 officine autorizzate, ed è in grado di evadere qualsiasi tipo di ricambio in 24 ore, con una flotta noleggi che comprende più di 1000 mezzi per ogni applicazione: dal movimento terra allo stradale, dall'energia agli autocarri.

Grazie all'esperienza di oltre 70 anni, SCAI mette al servizio della clientela le migliori soluzioni in un'ottica di risparmio, efficienza e salvaguardia ambientale.

L'esigenza

La gestione dei documenti "ricorrenti", necessari per la corretta gestione di ogni singola macchina movimento terra, impegnava molte risorse umane, costringendo a scansioni manuali di polizze di assicurazione, schede tecniche, manuali d'uso, certificati di conformità etc.

In seguito, questi documenti andavano referenziati manualmente ad ogni singola macchina, creando legami e fascicoli.

C'era poi l'esigenza di "trasmettere" questi documenti all'utilizzatore finale della macchina in noleggio, creando manualmente migliaia di email ogni mese. Questo lavoro impegnava 3-4 persone al mese per 4/5 giorni.

La soluzione

Basandosi su ARXivar NEXT, la piattaforma web di gestione documentale e di gestione dei processi, è stato realizzato un plugin sfruttando le potenzialità dell'IA (Google Gemini), che identifica automaticamente ogni singolo file, dandogli un punteggio (confidence).

In base ad un modello per il quale è stato allenato, l'intelligenza artificiale rileva il documento tramite la tecnologia OCR ed estrae i dati chiave definiti, archiviandoli in automatico e inserendoli in fascicoli a cui vengono assegnati i permessi di visibilità.

Quando il grado di confidenza è pari o superiore al 95%, il documento viene riconosciuto come valido e quindi processabile. Dopo l'archiviazione in ARXivar, il documento viene relazionato alla macchina tramite la matricola o la targa identificata nel documento stesso, facendo query sul database del gestionale.

BENEFICI

Grazie ad ARXivar è stato possibile ottenere:

• la riduzione della carta e delle stampe/fotocopie in generale;
• una drastica riduzione del tempo di archiviazione, legame e controllo;
• condivisione tramite QrCode del fascicolo documentale della macchina;
• To–do List semplici e complete per gli eventuali errori;
• interfaccia amministrativa per il controllo degli automatismi.