Ottimizzazione dei processi documentali nel settore Agrifood

L'azienda cliente, attiva nel settore agrifood e con oltre 20 ragioni sociali e oggi leader nella produzione di foraggi disidratati in Italia, con produzione su 4 stabilimenti, si è trovata ad affrontare un processo di migrazione ERP.  Attraverso la digitalizzazione, l'azienda mirava a centralizzare la gestione documentale rivolta a clienti e fornitori, eliminando dispersione di documenti e ottimizzando la gestione delle informazioni.

L'implementazione della piattaforma digitale ARXivar NEXT ha permesso di gestire in modo avanzato la documentazione, includendo l'archiviazione digitale, l'inoltro automatico e la gestione dei flussi di lavoro.

Attraverso la configurazione di regole e condizioni, è stato possibile indirizzare automaticamente i documenti e identificare i destinatari in base alla tipologia del documento e ad altri parametri rilevanti.

La gestione delle firme digitali è stata ottimizzata tramite un workflow che offre agli approvatori diverse opzioni di firma, garantendo conformità alle normative sulla firma elettronica.

Grazie alla soluzione implementata, l'azienda ha ottenuto diversi benefici tangibili:

• Efficienza Operativa: a centralizzazione e l'automazione dei processi hanno ridotto i tempi di elaborazione, migliorando l'efficienza complessiva.
• Precisione e Consistenza: 'automazione ha ridotto il rischio di errori umani, garantendo maggiore precisione e coerenza nei flussi di lavoro.
• Risparmio di Risorse: la semplificazione dei processi ha liberato risorse umane per compiti più strategici, riducendo i passaggi manuali.
• Conformità Normativa: l'integrazione delle firme digitali e la tracciabilità completa favoriscono la conformità normativa.
• Accessibilità e Trasparenza: la facilità di accesso ai documenti archiviati e la tracciabilità aumentano la trasparenza e la consultazione delle informazioni.
• Risposta Rapida: L'inoltro automatico e l'approvazione digitale consentono risposte più rapide alle richieste dei clienti e dei fornitori.
• Riduzione del Consumo di Carta: la transizione verso processi digitali promuove pratiche aziendali sostenibili e riduce l'impatto ambientale.
• Facilitazione di Audit e Analisi: la generazione automatica di file di audit facilita audit interni ed esterni e fornisce dati utili per l'analisi dei processi.

In conclusione, il progetto ha portato a un notevole miglioramento nell'efficienza e nella gestione documentale dell'azienda cliente nel settore agrifood, consentendo un utilizzo ottimale delle risorse e una maggiore conformità normativa.