Gestione dei documenti di un reparto HR

La gestione dei documenti del personale è un argomento delicato che coinvolge sempre di più le aziende in maniera diretta.

Il cliente, a fronte della necessità di un'archiviazione in maniera precisa, agevole e sicura dei suddetti documenti in ambito HR, ha avanzato diverse richieste:

1. integrazione con il software di gestione personale in uso;
2. archiviazione dei documenti HR relativi ai dipendenti;
3. recupero del pregresso dei documenti HR da cartelle preesistenti;
4. sviluppo di un processo di autorizzazione per i documenti HR e relativa firma autografa da parte dell'AD o del responsabile HR e gestione tramite firma grafometrica della sottoscrizione dei documenti da parte dei dipendenti.

A seguito delle analisi effettuate e delle richieste di riservatezza, sono state implementate due nuove classi padre HR su ARXivar: la prima adibita alla gestione dei dati dei dipendenti tramite l'integrazione con il software di gestione e la seconda destinata a contenere le sottoclassi necessarie all'inserimento dei documenti secondo le tipologie di documenti richieste.

Per quanto concerne le richieste, esse sono state sviluppate nei seguenti modi.

1. È stato creato un connettore di integrazione tramite Web Service con il software di gestione che consente la registrazione dei dati dei dipendenti e la loro periodica variazione su ARXivar;
2. L'archiviazione dei documenti è stata implementata tramite maschere e modelli ARXivar. È stato predisposto un campo che permette agli utenti HR di abbinare i dati anagrafici del dipendente con quelli del documento che si sta inserendo;
3. Tramite una procedura di recupero su misura dei documenti pregressi da cartelle preesistenti, questi sono depositati in una classe specifica e successivamente smistati nelle rispettive classi documentali;
4. Il flusso del processo di autorizzazione e firma grafometrica è stato sviluppato per mezzo di Workflow V2. Per far ciò, il flusso è stato diviso in due fasi:

• • una prima fase di approvazione dove in prima istanza viene selezionato l'approvatore in maniera dinamica in base alla tipologia di documento. Una volta identificato, tramite task su ARXivar esso viene avvisato tramite mail, nella quale viene fornito un link diretto al task su ARXivar e da qui l'approvatore potrà visionare e approvare/rifiutare il documento. In caso di esito positivo, il processo automaticamente tramuta il file in PDF e appone la firma autografa dell'approvatore;
  • una seconda fase relativa alla firma del dipendente dove, il documento approvato ritorna al gruppo HR tramite un apposito task. Qui gli operatori potranno visionare il documento ed eventualmente farlo visionare al dipendente.  La conclusione di questa fase è la richiesta della firma grafometrica del documento che avviene tramite una procedura guidata. Infine, il documento firmato viene aggiornato su ARXivar insieme allo stato.

Il progetto ha risposto in maniera efficace alle esigenze del cliente. In particolare, grazie alle maschere ed ai modelli gestiti da ARXivar, uniti all'integrazione con il software di gestione personale, ha notevolmente migliorato la generazione, la compilazione e l'archiviazione dei documenti.

Un altro miglioramento rilevante è legato al processo di approvazione e firma dei documenti, che oltre a ridurre l'impatto ambientale con la riduzione della carta stampata, ha come scopo principale il tracciamento delle approvazioni e di garantire autenticità, integrità e validità dei documenti firmati.