Digitalizzazione del ciclo di vita documentale | ARXivar

L'azienda cliente, con oltre un secolo di storia, fornisce energia elettrica a oltre 85,000 clienti in 38 Comuni ticinesi e 5 Comuni della bassa Mesolcina e Calanca, con un'organizzazione efficiente che copre una vasta zona geografica caratterizzata da valli remote. Il personale, composto da 238 collaboratori e 16 apprendisti, è distribuito tra la sede principale a Locarno e i servizi a Biasca.

L'azienda aveva diverse esigenze chiave che dovevano essere soddisfatte attraverso il processo di digitalizzazione. In particolare, il cliente manifestava la necessità di implementare un sistema centralizzato per gestire l'intera documentazione rivolta a clienti e fornitori, al fine di eliminare dispersione di documenti e ottimizzare la gestione delle informazioni. Un obiettivo chiave era l'automazione dei processi di inoltro, approvazione, firma e archiviazione dei documenti, con l'obiettivo di ridurre i tempi di elaborazione e migliorare la precisione delle operazioni. Era imperativo che il sistema riconoscesse automaticamente la tipologia dei documenti e altre condizioni specifiche per indirizzarli correttamente e attivare flussi di lavoro appropriati.

La gestione flessibile delle firme consentiva agli approvatori di scegliere tra firma grafica, firma avanzata o certificata in base alle esigenze del documento e alle loro preferenze. La tracciabilità completa del ciclo di vita documentale, con la generazione di un file di audit dettagliato, era fondamentale per scopi di audit e analisi.

Il cliente richiedeva un sistema che permettesse un facile accesso autorizzato a tutti i documenti archiviati, inclusa la visualizzazione della marcia temporale e l'accesso a informazioni dettagliate sui processi. La conformità alle normative sulla firma elettronica e sull'archiviazione digitale era essenziale, data la natura dei documenti e delle firme digitali.

Nel complesso, l'obiettivo era semplificare l'intero ciclo di vita documentale, riducendo i passaggi manuali, migliorando l'efficienza operativa e garantendo la conformità normativa.

L'implementazione della piattaforma digitale ARXivar NEXT ha permesso una gestione avanzata della documentazione, includendo l'archiviazione digitale, l'inoltro automatico e la gestione dei flussi di lavoro. In collaborazione con il cliente, sono state configurate regole e condizioni per l'indirizzamento automatico dei documenti, identificando criteri per la chiamata degli approvatori in base alla tipologia del documento e ad altri parametri rilevanti.

La gestione delle firme digitali è stata ottimizzata attraverso l'integrazione di un workflow che offre agli approvatori la scelta tra firma grafica, firma avanzata, qualificata e remota, garantendo conformità alle normative sulla firma elettronica. Il processo di approvazione è stato automatizzato, consentendo agli approvatori di visualizzare e approvare i documenti direttamente tramite ARXivar NEXT. Dopo l'approvazione, si è attivato un inoltro automatico al cliente o fornitore, seguito dalla possibilità di apporre la contro firma digitale e l'archiviazione automatica del documento firmato. Un file di audit dettagliato, registrando passaggi, interlocutori e marcature temporali, ha accompagnato l'intero processo per garantire tracciabilità e conformità.

La soluzione ha fornito un accesso autorizzato a tutti i documenti archiviati, inclusa la visualizzazione completa dei processi di vita e del file di audit, assicurando conformità e trasparenza nell'intera gestione documentale.

Grazie ad ARXivar NEXT, l'azienda ora è in grado di gestire in modo efficiente e completamente digitale l'intero processo documentale con i suoi clienti e fornitori.

I principali benefici sono stati:

• Efficienza Operativa: la centralizzazione della gestione documentale e l'automazione dei processi riducono notevolmente i tempi di elaborazione, migliorando l'efficienza operativa complessiva.
• Precisione e Consistenza: l'automazione dei processi riduce il rischio di errori umani, garantendo una maggiore precisione nelle operazioni e una coerenza nei flussi di lavoro.
• Risparmio di Risorse: la semplificazione del ciclo di vita documentale e l'automazione dei processi di approvazione consentono di ridurre i passaggi manuali, liberando risorse umane per compiti più strategici.
• Conformità Normativa: l'integrazione delle firme digitali e la tracciabilità completa favoriscono la conformità normativa, assicurando che l'organizzazione rispetti gli standard relativi alla firma elettronica e all'archiviazione digitale.
• Accessibilità e Trasparenza: la facilità di accesso autorizzato a tutti i documenti archiviati, insieme alla tracciabilità completa, aumenta la trasparenza e facilita la consultazione delle informazioni in modo rapido e accurato.
• Risposta Rapida: grazie all'inoltro automatico e all'approvazione digitale, l'organizzazione può rispondere più rapidamente alle richieste dei clienti e dei fornitori, migliorando la soddisfazione complessiva.
• Riduzione del Consumo di Carta: la transizione verso processi digitali riduce la dipendenza dalla carta, promuovendo pratiche aziendali più sostenibili e riducendo l'impatto ambientale.
• Audit e Analisi Facilitati: la generazione automatica di file di audit fornisce una documentazione dettagliata che facilita audit interni ed esterni e fornisce dati utili per l'analisi dei processi.