Le Linee guida AgID a supporto della Digital Transformation | ARXivar

Le Linee Guida AgID regolamentano la conservazione documentale nelle organizzazioni: ma non si tratta solo di obblighi da rispettare, quanto più di un'opportunità concreta per favorire l'innovazione digitale all'interno delle aziende.

Quando si parla di Linee guida AgID (Agenzia per l'Italia Digitale) si intende quell'insieme di regole tecniche relative alla gestione e alla conservazione a norma dei documenti informatici, da realizzarsi nel rispetto di quanto disposto dal CAD (Codice dell'Amministrazione Digitale). La normativa, che coinvolge tutte le realtà pubbliche e private, indica gli obblighi da rispettare per mantenere l'autenticità, l'integrità, la leggibilità, la reperibilità e legalità nel tempo dei documenti sottoposti a gestione documentale.

Conoscere bene queste regolamentazioni abilita le aziende ad una trasformazione digitale responsabile, che tenga conto non solo degli aspetti strettamente legati alla tecnologia, ma che affronti il cambiamento anche da un punto di vista etico e sociale.

Sebbene inizialmente possano essere percepite come delle barriere burocratiche all'interno dell'ambiente organizzativo, le linee guida redatte dall'Agenzia per l'Italia Digitale rappresentano un'opportunità vantaggiosa per le aziende italiane in termini di innovazione, consentendo loro di adeguarsi ai cambiamenti tecnologici e normativi in sicurezza.

Queste direttive, infatti, costituiscono un ottimo framework a supporto della digitalizzazione dei processi e dei servizi aziendali, in quanto promuovono la standardizzazione, la conformità normativa e l'efficienza operativa delle procedure interne.

ABLE Tech, in qualità di software house italiana da vent'anni impegnata nella ricerca e sviluppo di soluzioni informatiche per la gestione delle informazioni e dei processi aziendali e qualificata nel marketplace per i processi di conservazione AgID, offre una serie di servizi a disposizione delle aziende per supportarle lungo il processo di digitalizzazione.

Le soluzioni includono consulenza specialistica, come la stesura del manuale di conservazione, il servizio "L'esperto risponde" via ticket, audit e corsi di formazione erogati dai Digital Expert attraverso ARXivar Academy, come il corso per il Responsabile della Conservazione.

Per venire incontro alle esigenze di formazione delle aziende sul tema delle Linee Guida AgID, dal 23 ottobre è in partenza il nuovo corso CAD & Digital Solutions. Questo pacchetto formativo, con i docenti Digital Expert di ABLE Tech, offre soluzioni pratiche digitali e procedure semplificate con l'obiettivo di sfruttare le opportunità della normativa vigente.

Il corso si pone gli obiettivi di migliorare le performance aziendali coerentemente alla normativa, accrescendo le conoscenze e le competenze del personale coinvolto nei processi operativi e coinvolgere gli stakeholders in percorsi di decision making di maggior consapevolezza.

Il programma del corso prevede quattro moduli formativi indipendenti della durata di 4 ore l'uno, frequentabili anche singolarmente.

I temi che verranno trattati nei moduli sono:

1 – La gestione informatica dei documenti – CAD e Linee Guida AgID

• Ciclo di vita del documento: formazione, gestione e conservazione.
• Differenza tra documento analogico ed informatico
• Valenza probatoria del documento informatico
• Gestione normata dell'archivio informatico: l'archivio corrente, l'archivio di deposito, l'archivio storico, i formati, i metadati, le tipologie documentali per rilevanza normativa (documenti UNICI/civilistici e NON UNICI/fiscali)
• Case Study operativi: soluzioni per Note Spese/Giustificativi full digital ed altro ancora

2 – Le firme elettroniche e la loro applicabilità – CAD e Linee Guida AgID

• Lo scenario normativo attuale e l'ambito di applicazione
• Le tipologie di firma elettronica nella normativa nazionale e comunitaria
• Effetti giuridici delle firme elettroniche e quali documenti effettivamente firmare
• Ambito di applicazione della FES (Firma Elettronica Semplice)
• Ambito di applicazione della FEA (Firma Elettronica Avanzata)
• Ambito di applicazione della FEQ o FD (Firma Elettronica Qualificata – Firma Digitale-Sottoscrizione Automatica)
• Il Sigillo Elettronico
• Case Study operativi: soluzioni DdT, Bolle Doganali/Contratti full digital con validità legale Arx-eSign (FES-FEA) – Firma grafometrica – Certificati automatici digitali.

3 – Le cose importanti da sapere sulle PEC (Posta Elettronica Certificata)

• La normativa che disciplina l'utilizzo della PEC
• Gestione organizzata delle e-mail e PEC aziendali
• I messaggi di Posta Elettronica Certificata, gli allegati e le ricevute
• Gestione della posta in sicurezza, conservazione digitale, valenza probatoria
• Case Study operativi: conservazione delle ricevute con l'allegato, conservazione delle PEC in formati idonei – IX-PEC e ARXivar/IX-CE

4 – La Conservazione Digitale ai sensi delle Linee Guida AgID

• La normativa di riferimento
• Il sistema di conservazione
• I pacchetti informativi (il versamento, l'archiviazione, la distribuzione)
• Modelli organizzativi della conservazione (outsourcing e in house)
• I Ruoli e le responsabilità (deleghe interne ed esterne)
• Il Responsabile della conservazione ed il Manuale della Conservazione
• Il processo di conservazione, le attività propedeutiche ed i vari step in IX-CE
• Differenze di conservazione tra documenti civilistici (PEC, Contratti, …) e documenti fiscali
• Case Study operativi: pacchetti di versamento per tipologia documentale, metadati in IX-CE, le modalità di esibizione dei documenti conservati (Conservazione in outsourcing) – IX-CE e funzionalità piattaforma