Workflow Management: come ottimizzare la gestione dei processi aziendali

I workflow management system sono degli applicativi software che consentono di migliorare la gestione dei processi aziendali, creando modelli automatizzati e ripetibili per organizzare al meglio il lavoro quotidiano. Il risultato è un aumento dell’efficienza operativa e un maggiore produttività per l’azienda, capace di raggiungere più rapidamente gli obiettivi di business e concentrarsi sulle attività a valore aggiunto. Leggi l’approfondimento.

Con il termine workflow management si intende l’organizzazione, l’esecuzione e il monitoraggio dei workflow aziendali.

Ma cosa sono i workflow? La traduzione letterale di “workflow” è flusso di lavoro, ossia un processo digitalizzato che racchiude un insieme di attività, chiamate task, che seguono una sequenza precisa per completare un compito o raggiungere un determinato obiettivo.

Gli automated workflows sono fondamentali per organizzare il lavoro all’interno di un’azienda, poiché permettono di automatizzare e rendere più efficienti molte operazioni che vengono gestite quotidianamente.

Utilizzando dei workflow management systems è possibile mappare i flussi di lavoro e standardizzarli in una sequenza ordinata di micro-operazioni che devono essere completate per concludere un processo o per affidare il passaggio successivo ad un altro utente.

Digitalizzando i processi interni, le aziende possono ottimizzare le risorse e migliorare le performance complessive, riducendo gli errori nelle attività di routine, evitare i così detti “colli di bottiglia” e migliorare l’efficienza operativa.

I software per il workflow management consentono, così come il Business Process Management (BPM), di progettare, gestire e monitorare i flussi di lavoro in modo strutturato e automatizzato.

Questi sistemi offrono una soluzione completa per digitalizzare interi processi, ma anche singole attività ripetitive e facilmente automatizzabili. Ogni fase del flusso di lavoro infatti è connessa a un’azione specifica, che può essere svolta da una persona, da un sistema o da entrambi.

Inoltre, permettono di stabilire regole e condizioni che attivano azioni specifiche in base agli step del flusso di lavoro. Una volta definita la logica di avanzamento del processo, un workflow manager può eseguire automaticamente veri e propri compiti, come inviare e-mail, impostare reminder relativi a scadenze, assegnare delle attività, condividere report periodici e molto altro ancora.

In questo modo, le azioni che non richiedono l’intervento manuale possono essere automatizzate, liberando le risorse coinvolte dall’organizzazione e dal controllo di queste attività.

Inoltre, con l’avvento dell’Intelligenza Artificiale, possono essere automatizzati anche numerosi processi legati alla gestione dei documenti e delle informazioni, le quali vengono elaborate e organizzate automaticamente dagli algoritmi di machine learning senza alcun tipo di intervento umano.

Scegliere di implementare un workflow management system può rivelarsi una scelta strategica per un’azienda, in quanto offre numerosi vantaggi come:

• processi più veloci e tempi di esecuzione ridotti, dovuto all’automatizzazione di operazioni ripetitive e manuali;
• migliore controllo sulla qualità e sull’avanzamento dei processi a seguito della standardizzazione e all’aumento di visibilità delle operazioni, monitorate in ogni fase in tempo reale;
• maggiore collaborazione e comunicazione tra i diversi reparti, facilitando una risposta rapida alle necessità inter-funzionali e una maggiore condivisione delle informazioni;
• flessibilità e adattabilità dei processi grazie ai workflow personalizzabili, che possono essere modificati facilmente per rispondere a cambiamenti nelle richieste di mercato o nei flussi di lavoro;
• miglioramento della qualità e riduzione degli errori umani garantendo processi più affidabili e prodotti o servizi di alta qualità.

In sintesi, il workflow management aiuta le aziende a ripensare l’organizzazione del lavoro quotidiano e ad avere una maggiore consapevolezza di esso. Questo aspetto contribuisce non solo a ridurre i costi e migliorare la produttività di un’azienda, ma ne favorisce l’adattamento ai cambiamenti di mercato, supportando la competitività e la crescita sostenibile nel lungo periodo.

Qualsiasi attività di business e, di conseguenza, qualsiasi processo aziendale implica la gestione di numerosi documenti, come contratti, ricevute, ordini, fatture, DDT e molto altro ancora. Digitalizzare questi documenti significa che possono essere gestiti in modo molto più efficiente all’interno di workflow documentali, seguendo una procedura standardizzata che ne copre l’intero ciclo di vita: dalla creazione alla distribuzione, fino alla conservazione a norma.

Inoltre, grazie all’impiego di funzionalità avanzate, basate ad esempio sull’intelligenza artificiale, è possibile automatizzare l’estrazione dei dati dai documenti e la loro archiviazione, creando correlazioni tra documenti diversi e semplificando il lavoro dei collaboratori, che possono reperire rapidamente le informazioni necessarie.

Utilizzare i sistemi di workflow management per gestire i documenti permette dunque alle organizzazioni di ottimizzare le operazioni di routine, perché i dati e le informazioni diventano facilmente accessibili. Inoltre, questa soluzione riduce gli errori umani e, soprattutto, assicura il rispetto delle normative in termini di compliance e sicurezza, poiché il workflow può supportare la predisposizione della documentazione, garantirne l’aggiornamento costante e agevolare così i processi decisionali

I sistemi di workflow management consentono di automatizzare e ottimizzare una vasta gamma di processi e tutte le aree aziendali possono beneficiarne.

Immagina di poter gestire in digitale tutte le note spese, dalle richieste di rimborso all’approvazione. Oppure di automatizzare l’intero processo di gestione delle ferie e dei permessi, dalle richieste dei dipendenti all’aggiornamento automatico dei calendari.

Ma le potenzialità sono ancora di più: dalla gestione dei contratti di vendita, con tracciatura completa di ogni fase, all’archiviazione digitale dei DDT, passando per l’invio automatico delle fatture elettroniche. E perché non creare un fascicolo digitale per ogni dipendente, con tutti i documenti relativi al suo rapporto di lavoro?

Anche i processi più delicati, come la gestione dei reclami e delle non conformità, possono essere automatizzati e tracciati, garantendo una risposta rapida e efficace. E per le aziende che gestiscono grandi quantità di dati, un sistema di workflow management può essere fondamentale per garantire la conformità al GDPR, automatizzando i processi legati ai Data Breach.

ARXivar è una piattaforma low-code di workflow management in cloud e on premise che consente di gestire documenti e processi aziendali interamente in digitale. Grazie alla possibilità di configurare flussi di lavoro ad hoc, con ARXivar le aziende possono centralizzare la gestione delle informazioni e automatizzare le procedure quotidiane, trasformandole in workflow digitali personalizzati ed efficienti.

Inoltre, ARXivar si integra facilmente con altri sistemi aziendali, come ERP e CRM, garantendo un flusso continuo di dati e informazioni tra le piattaforme.

Ma come si può trasformare un processo manuale in un flusso di lavoro? Grazie al workflow designer di ARXivar. Con un semplice drag-and-drop e senza necessità di scrivere codice, è possibile disegnare un workflow in ogni sua fase, assegnando attività, ruoli e responsabilità all’interno di una sequenza logica e ordinata di operazioni.

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