Classificazione automatica dei documenti con l’Intelligenza Artificiale

Gli algoritmi di Intelligenza Artificiale per la classificazione automatica dei documenti consentono di elaborare rapidamente una vasta mole di informazioni provenienti da diverse fonti, organizzandole correttamente ed estraendo i dati più rilevanti. Leggi l’approfondimento.

La classificazione dei documenti con l’Intelligenza Artificiale consiste nell’analisi e nell’organizzazione automatica di diverse tipologie di documenti in classi o categorie predefinite, utilizzando algoritmi intelligenti e senza alcun tipo di intervento umano.

I sistemi che sfruttano l’AI hanno capacità di lettura, auto-apprendimento ed elaborazione dei dati. A partire dalla versione digitale di un documento, come ad esempio un file PDF o un’immagine, queste tecnologie possono applicare algoritmi di machine learning per estrarre informazioni strutturate da fonti non strutturate, come ad esempio uno scontrino o un curriculum vitae, e riconoscere la classe documentale di appartenenza, profilando correttamente il documento.

L’AI ha il potenziale per trasformare le informazioni in un patrimonio strategico per le imprese. Integrare questi modelli intelligenti ai propri sistemi aziendali consente di automatizzare numerose operazioni legate alla gestione documentale, oltre che semplificare la ricerca delle informazioni, rese facilmente accessibili in qualsiasi momento.

L’estrazione dei dati con l’Intelligenza Artificiale consente di raccogliere automaticamente informazioni preziose, che solitamente sfuggono all’analisi dei software, da diverse tipologie di documenti, come e-mail, immagini o pagine web.

Per automatizzare il processo di estrazione, vengono sviluppati modelli di AI personalizzati in grado di riconoscere i formati e la struttura logica dei documenti, indipendentemente dalla loro complessità. Questi modelli sono in grado di riconoscere titoli, intestazioni e sezioni di un testo per identificare rapidamente le informazioni principali, come nomi, date o numeri di serie.

Inoltre, l’integrazione di tecnologie di Optical Character Recognition (OCR) rende possibil l’estrazione dei dati anche da immagini e documenti scansionati, trasformando un testo stampato o scritto a mano in dati digitali facilmente analizzabili.

I modelli di Intelligenza Artificiale per la classificazione documentale si basano su algoritmi di Machine Learning (Apprendimento Automatico), strumenti avanzati che permettono ai sistemi di “imparare” a riconoscere le informazioni in autonomia, per poi organizzarle automaticamente.

Per svolgere questo compito, gli algoritmi devono essere “addestrati”, attraverso l’analisi di grandi quantità di dati, a riconoscere pattern e caratteristiche comuni dei documenti per riuscire ad individuare i dati più rilevanti.

Questi algoritmi consentono ai modelli di AI di adattarsi e migliorare progressivamente le proprie prestazioni con l’esperienza, senza bisogno di una programmazione specifica. Inoltre, l’integrazione della ricerca semantica amplifica questa capacità, permettendo ai sistemi di comprendere il significato e il contesto delle frasi ricorrendo a tecniche di Natural Language Processing (NLP).

L’utilizzo dei modelli di AI offre numerosi vantaggi alla gestione documentale all’interno delle aziende. Tra questi, un significativo risparmio di tempo nell’elaborazione delle informazioni, una maggiore precisione e coerenza organizzativa e una riduzione degli errori umani.

Le funzionalità di classificazione ed estrazione automatica con AI sono particolarmente utili in quei reparti aziendali dove si gestiscono quotidianamente un gran numero di documenti e informazioni, come ad esempio l’ufficio HR.

Integrando i modelli di AI, è possibile automatizzare numerose operazioni legate alla gestione documentale di un reparto HR.

• Classificazione automatica dei curriculum vitae (CV): Il sistema analizza i CV in diversi formati, riconoscendo e classificando i dati rilevanti per filtrare rapidamente i candidati più idonei e migliorare la qualità delle assunzioni.
• Archiviazione dei documenti di riconoscimento: I documenti personali dei dipendenti, come la foto dell’ID, vengono archiviati automaticamente all’interno del fascicolo dipendente, garantendo un accesso facile e sicuro ai documenti, in conformità alle normative vigenti.
• Elaborazione delle note spese: Il sistema estrae automaticamente i dati da scontrini e ricevute forniti dai dipendenti, facilitando la redazione delle note spese.

Il risultato è un aumento complessivo dell’efficienza operativa aziendale, dato dalla progressiva ottimizzazione dei flussi di lavoro e da un miglioramento nella gestione delle attività quotidiane.

L’Intelligenza Artificiale è destinata ad avere un impatto sempre maggiore sulla nostra quotidianità. Tuttavia, è fondamentale che i documenti contenenti informazioni sensibili vengano maneggiati con attenzione, garantendo il rispetto dei vincoli di privacy.

I dati, dunque, devono essere utilizzati esclusivamente per gli scopi originali per cui sono stati raccolti. È importante che le organizzazioni riconoscano queste criticità e che adottino pratiche responsabili per garantire la sicurezza delle informazioni e la privacy degli individui.

In Europa, il quadro normativo che attualmente regolamenta l’AI è rappresentato dal GDPR e dal recente AI ACT. Nello specifico, l’AI ACT è una proposta normativa introdotta dall’Unione Europea con l’obiettivo di regolamentare l’intelligenza artificiale e promuoverne l’innovazione responsabile. Il regolamento classifica le applicazioni di AI in diverse categorie in base al rischio, imponendo dei requisiti per garantire sicurezza e il rispetto dei diritti fondamentali dei cittadini.

Insieme, queste normative forniscono linee guida e requisiti ben definiti per la gestione responsabile dei dati, incentivando le organizzazioni a garantire la trasparenza e il consenso informato per un uso etico e responsabile delle tecnologie.