Soluzione realizzata da SYS-DAT Group
Settore: Manifatturiero
Funzione: Amministrazione
Esigenza:
Il cliente è una realtà industriale di grandi dimensioni, attiva a livello internazionale nella produzione e commercializzazione di superfici ceramiche per l’architettura e l’interior design. Con una presenza consolidata in oltre cento Paesi e un volume considerevole di transazioni quotidiane, l’azienda si trova a gestire un elevato flusso documentale legato ai processi amministrativi e fiscali.
In precedenza, l’organizzazione si appoggiava ad un diverso sistema per la gestione documentale, ma la crescente complessità dei processi e la necessità di una maggiore integrazione con il gestionale AS400 hanno evidenziato i limiti di una soluzione ormai non più adeguata. Il cliente ricercava quindi una piattaforma più moderna, flessibile e orientata al low code, capace di integrare in un unico ambiente le diverse fonti documentali, automatizzare i flussi di lavoro e garantire la conservazione digitale a norma di legge.
L’esigenza di fondo era quella di disporre di un sistema centralizzato che consentisse di ridurre le attività manuali, migliorare la tracciabilità dei documenti e aumentare l’efficienza complessiva del ciclo attivo e ciclo passivo, assicurando al tempo stesso conformità normativa e un livello elevato di sicurezza.
Realizzazione:
Il processo di gestione del ciclo attivo delle fatture è stato strutturato in ARXivar per garantire un’acquisizione completa e sicura dei documenti provenienti da diverse fonti.
Le fatture possono essere importate tramite file generati da altri sistemi, arricchiti con metadati che consentono di identificare e ricercare facilmente ogni documento all’interno della piattaforma, oppure tramite chiamate API dirette dal gestionale AS400.
A queste modalità si aggiunge l’importazione automatica delle email attraverso il modulo mail reader e, quando necessario, il caricamento manuale da parte degli utenti. Una volta ricevuti i dati, ARXivar provvede all’archiviazione strutturata, rendendo i documenti disponibili per la consultazione, la classificazione e l’associazione con altri file correlati. Contestualmente, le fatture vengono inviate in conservazione a norma, assicurando piena conformità legislativa.
Grazie a questo approccio, il ciclo attivo viene gestito in maniera centralizzata e tracciabile, con notevoli benefici in termini di efficienza, riduzione degli errori e integrazione nativa con AS400.
Risultati:
L’introduzione di ARXivar ha permesso di centralizzare la gestione di tutti i documenti legati al ciclo attivo, superando la frammentazione precedente e garantendo una piena integrazione con AS400. Grazie all’acquisizione automatica dei dati tramite importatore di file, API e mail reader, le attività manuali sono state ridotte al minimo, con un conseguente risparmio di tempo e una significativa diminuzione del rischio di errore.
La classificazione e l’archiviazione strutturata tramite metadati hanno reso più rapida e intuitiva la ricerca dei documenti, mentre la possibilità di associare fatture ad altri file correlati ha migliorato la visibilità e la tracciabilità dei processi amministrativi.
Un ulteriore vantaggio è stato rappresentato dalla conservazione digitale a norma, che ha garantito la piena conformità legislativa e una maggiore sicurezza nella gestione delle informazioni. Infine, la natura low code di ARXivar ha permesso all’azienda di adattare e modellare i workflow interni in modo flessibile e veloce, senza dover ricorrere a sviluppi complessi.
SYS-DAT Group
SYS-DAT Group è un player di riferimento dell’ICT in Italia per il mondo aziende, dalle piccole e medie imprese alle grandi multinazionali, e fonda le sue radici su un’esperienza pluriennale sviluppata nel mercato delle soluzioni informatiche per i principali segmenti industriali e i servizi tipici del Made in Italy.
SYS-DAT Group offre soluzioni informatiche altamente innovative per tutti i processi mission critical dei suoi clienti. Ad oggi è un Gruppo di oltre 18 aziende distribuite su tutto il territorio nazionale, con oltre 640 persone, che rappresentano il più importante patrimonio, e che hanno svariate competenze sia tecnologiche, lavorando con i principali Vendor internazionali appartenenti al mondo IT, che applicative, focalizzate in diversi settori industriali.
