La conservazione delle PEC non è una scelta ma un obbligo
La conservazione a norma delle PEC (Posta Elettronica Certificata) è un obbligo per legge per chiunque utilizzi questo strumento per comunicazioni aventi valore civilistico (professionisti, imprese e pubbliche amministrazioni). Questo significa che le PEC, una volta inviate e ricevute, devono essere conservate a norma per un periodo di almeno 10 anni.
La mancata conservazione delle PEC può comportare seri rischi, come la perdita di prove in caso di contenzioso o l’impossibilità di adempiere a obblighi fiscali o amministrativi. Tuttavia, la scarsa consapevolezza di tali rischi può portare a sottovalutare l’importanza della conservazione a norma.
Perché è necessario conservare i messaggi di posta elettronica certificata
I provider di PEC non garantiscono la conservazione a norma di legge delle e-mail certificate ma offrono comunque un servizio di conservazione dei log di trasmissione e ricezione per un periodo di circa 30 mesi.
Tuttavia, è importante precisare che la conservazione dei soli log non è equivalente alla conservazione a norma di legge delle PEC. I log, infatti, non contengono il contenuto delle PEC e degli allegati, che è l’elemento fondamentale per la loro validità legale nel tempo.
La conservazione digitale a norma è un obbligo giuridico e deve essere effettuata nel rispetto delle normative vigenti.
Le norme che regolano la Conservazione PEC
L’obbligo di conservare i messaggi di posta elettronica certificata deriva da diverse normative.
Il D.P.R. 11 febbraio 2005, n. 68 regolamenta il servizio di posta elettronica certificata (PEC) in Italia, disponendone le modalità e requisiti d’uso, organizzativi e giuridici. Tuttavia, il decreto pur stabilendo alcuni principi fondamentali che sono rilevanti per la conservazione non specifica i requisiti e le modalità.
Per la Conservazione a Norma delle PEC è necessario fare riferimento ad altre normative come l’Articolo 2214 del Codice civile che impone la conservazione ordinata di “originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite” e l’Articolo 2220 del Codice civile che stabilisce la durata della conservazione per 10 anni.
La conservazione a norma delle PEC è regolamentata anche dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) – articolo 43 che stabilisce l’obbligo di conservare i documenti informatici, tra cui le PEC, per un periodo di tempo definito dalla normativa e all’articolo 44 che disciplina i requisiti per la gestione e conservazione dei documenti informatici.
Infine, le Linee Guida AgID sulla conservazione a norma della PEC stabiliscono i requisiti tecnici e organizzativi che i sistemi di conservazione devono rispettare per garantire l’autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei messaggi PEC conservati.
Come conservare a norma i messaggi PEC
È bene sapere che non tutte le pratiche di conservazione sono valide: salvare le PEC non è sufficiente, peggio, stamparle significherebbe alterare la forma originale del documento digitale con il rischio di avere in mano una copia analogica dal valore legale inferiore rispetto all’originale digitale da cui è tratta.
È necessario affidarsi ad un processo di Conservazione Digitale a norma di legge che attraverso processi tecnologicamente avanzati come la marca temporale e la firma digitale, ha lo scopo fondamentale di garantire al documento nel tempo:
- Autenticità: La PEC conservata deve corrispondere all’originale inviato e ricevuto.
- Integrità: La PEC conservata non deve essere stata alterata in alcun modo.
- Affidabilità: La PEC conservata deve essere accessibile e consultabile nel tempo.
- Leggibilità: La PEC conservata deve essere leggibile con i software comunemente utilizzati.
- Reperibilità: La PEC conservata deve essere facilmente reperibile.
Di fatto la conservazione digitale non solo garantisce la conformità alla normativa, ma anche l’estensione per 10 anni del valore legale del recapito.
IX-PEC per conservare e archiviare a norma di legge le PEC
La gestione di un archivio di PEC conservate a norma può risultare complessa, soprattutto per le aziende o le realtà che gestiscono un elevato volume di messaggi.
IX-PEC è il servizio Web personalizzabile, semplice e sicuro per l’archiviazione e conservazione a norma delle PEC.
Il servizio di conservazione copia e trasferisce i messaggi presenti nella tua casella di posta certificata, di qualunque provider essa sia, archiviandoli automaticamente in un ambiente logico e ordinato per la gestione e la consultazione.
IX-PEC consente di cancellare serenamente i messaggi dalla casella PEC sapendo di acquisire un’archivio di consultazione più confortevole allo stesso tempo creare un archivio a norma, secondo requisiti di legge sulla conservazione digitale elettronica che garantisce il valore legale e probatorio dei messaggi nel tempo.
Il servizio è certificato ISO 27001, ISO 9001 e iscritto nel Marketplace di AgID a garanzia di affidabilità, sicurezza e qualità̀.