Was ist ein Workflow? (oder Arbeitsablauf)
Ein Workflow, auf Deutsch „Arbeitsablauf“, bezeichnet das digitale Modell eines Prozesses, der durch Rationalisierung und Unterteilung in verschiedene Aufgaben (Tasks) optimiert wird, um die Leistung zu steigern und den Ressourceneinsatz effizienter zu gestalten. Die Tasks können automatisiert sein, wenn keine Entscheidungsfindung erforderlich ist: Es ist möglich, eine Reihe von Bedingungen (Aktivierungsregeln) zu erstellen, die automatisch einen spezifischen Workflow starten und dem Nutzer oder der beteiligten Gruppe signalisieren, dass ihnen eine neue Aufgabe zugewiesen wurde. Sobald die Tätigkeit abgeschlossen ist, wird, falls der Prozess es vorsieht, der Workflow einen neuen Task an den nächsten Nutzer senden, der die nächste Phase des Arbeitsablaufs übernehmen muss.
Dokumenten-Workflow
Ein Dokumenten-Workflow ist eine standardisierte Prozedur, mit der ein Dokument erfasst, erstellt, unterschrieben, protokolliert, geändert und schließlich archiviert werden kann. Der Einsatz von Dokumenten-Workflows ermöglicht es jeder Organisation, den Lebenszyklus eines Dokuments effizient zu verfolgen.
Workflow für das Prozessmanagement
Mit der zunehmenden Komplexität, die durch regulatorische Anforderungen, Prozeduren und Marktentwicklungen entsteht, ist der Einsatz von Workflows zur Optimierung betrieblicher Prozesse in Unternehmen jeder Größe zu einer bewährten Praxis geworden. Es handelt sich um ein essentielles Organisationsmodell, um die Leistung zu überwachen, zu optimieren und den Ressourceneinsatz effizienter zu gestalten.
Elemente von Workflow-Diagrammen
Ein Workflow oder Arbeitsablauf ist ein Prozess, der in verschiedene Mikro-Aktivitäten (Tasks) unterteilt ist. Im Wesentlichen besteht ein Workflow aus 3 grundlegenden Elementen:
Task
Tasks sind miteinander verbundene Mikro-Aktivitäten, die einen Workflow bilden. Sie können manuell oder automatisiert sein.
Regeln
Jede Task wird durch Regeln definiert, d. h. Bedingungen, Zeitpläne und Aktionen, die nach einer genauen Vorgehensweise gehandhabt werden
Ergebnis
Die Nutzer bestimmen auf Grundlage der ihnen zugewiesenen Berechtigungen und Aufgaben das Ergebnis einer Tätigkeit nach vorgegebenen Regeln
Webbasierter Workflow-Gestalter für Arbeitsablaufdiagramme
Der grafische Workflow-Gestalter von ARXivar ist vollständig webbasiert und ermöglicht es, Arbeitsabläufe im Unternehmen schnell und einfach durch Ziehen & Ablegen zu gestalten und funktionsfähig zu machen, ohne dass Programmierkenntnisse notwendig sind. Dieses extrem vielseitige und benutzerfreundliche Tool passt sich den Anforderungen jedes Unternehmens und seiner Geschäftsprozesse an.