Qu’est-ce que la gestion des documents?
La gestion des documents est un processus informatique des documents qui peut être divisé en trois phases principales: création, gestion et conservation conforme.
Un système de gestion des documents peut être délégué à des tiers. Vous vous demandez ce qu’est un système de gestion des documents? Simple ! Il s’agit d’une solution logicielle utilisée pour centraliser, organiser et partager des documents en toute sécurité. À mesure que la complexité des procédures et des réglementations augmente, la quantité d’informations à gérer croît également.
Gestion des documents: quelles sont les exigences?
Pour qu’un système de gestion des documents soit efficace et sécurisé, il doit suivre des procédures spécifiques et utiliser des outils informatiques précis capables de gérer efficacement chaque événement impliquant la vie du document.
Mais comment organiser les documents d’une entreprise ? Tout doit être orienté vers le respect des obligations administratives, juridiques, archivistiques et vers l’observation des principes généraux en matière de traitement des données personnelles, y compris par une analyse appropriée des risques. Des objectifs d’accessibilité aux informations entrantes et sortantes doivent être poursuivis, en combinant la conformité réglementaire avec les exigences et les besoins pratiques du travail quotidien.
Meilleures pratiques pour une gestion des documents efficace:
- La gestion des documents informatiques devra s’appuyer sur des flux de documents et des systèmes de gestion des documents et des contenus (pour la gestion des contenus, l’attribution des responsabilités et des autorisations à différentes catégories d’utilisateurs, la description des activités du flux de travail, etc.) ainsi que sur des systèmes de gestion des documents (pour l’archivage, la recherche, le contrôle des versions, les métadonnées, la sécurité logique et physique des données, l’indexation, la reproduction, etc.).
- Un manuel de gestion des documents est essentiel pour décrire le système de gestion informatique des documents (obligatoire dans l’Administration publique).
- Un responsable de la gestion des documents devra être désigné.
- Un système de conservation conforme à la législation devra être adopté, en conformité avec les dispositions du Code de l’administration numérique et des lignes directrices actuelles de l’AgID, afin de garantir l’authenticité, l’intégrité, la lisibilité, la disponibilité et la légalité dans le temps des documents soumis à la gestion des documents.
- Un manuel de conservation devra être adopté pour définir la structure organisationnelle, les modalités opérationnelles, les procédures internes, les normes et les règles adoptées.
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La gestion des documents permet de numériser les processus en gérant l’ensemble du cycle de vie du document de manière organisée et en améliorant l’efficacité des entreprises de toutes tailles. Les caractéristiques d’une plateforme de gestion des documents efficace sont:
Intégration
Intégration avec les systèmes utilisés pour la centralisation de la gestion
Accessibilité
Accès intelligent aux informations depuis n’importe quel lieu et appareil utilisé
Sécurité
Système documentaire fiable avec des normes élevées de cryptage des données
Flux de travail
Toutes les étapes du cycle de vie d’un document sont gérées par des systèmes automatisés
Partage
Informations partagées et contrôlées avec la mise en place de niveaux d’accès appropriés
Conservation
Pour préserver la valeur probante du document en format numérique
Qui est le responsable de la gestion des documents?
Le responsable de la gestion des documents est une figure clé au sein d’une entreprise et devient obligatoire pour l’Administration publique. Généralement, ce poste est occupé par un cadre ou un fonctionnaire possédant des qualifications professionnelles spécifiques ou des compétences techniques en archivistique.
Le responsable de la gestion des documents gère essentiellement les flux documentaires numériques au sein de l’entreprise, définit les politiques d’accès au système en établissant « qui fait quoi » (insertion, modification ou consultation des documents numériques), mais pas seulement. En effet, en examinant les détails, nous découvrons parmi les principales fonctionnalités:
- la mise en place des procédures pour le bon déroulement des opérations d’enregistrement et d’attribution d’un numéro officiel
- la mise en place de toutes les mesures organisationnelles nécessaires à l’introduction d’un registre unique des protocoles informatiques
- l’élaboration d’un plan de conservation des documents, en envoyant périodiquement au système d’archivage les dossiers relatifs aux procédures clôturées
- enfin, en coordination avec le responsable de la conservation, il participe activement aux opérations d’élimination dans le respect de la législation sur les biens culturels.
