La facturation électronique a été introduite par la loi de finances 2008 afin de prévenir efficacement l’évasion fiscale et la fraude à la TVA. On parle donc d’une obligation légale également pour «toutes les administrations publiques qui doivent transmettre, gérer et conserver les factures uniquement sous format électronique».
Facturation électronique : signification et fonctionnement
À partir du 1er janvier 2019, la facturation électronique est obligatoire pour tous les assujettis à la TVA (à l’exception des personnes exonérées).
Mais à quoi sert la facturation électronique ? Elle permet d’envoyer et de recevoir des factures sans avoir à les imprimer sur papier, ce qui élimine entièrement les coûts d’impression et d’une éventuelle expédition, ainsi que les dépenses liées à l’espace physique nécessaire pour stocker les factures papier. En plus des avantages déjà mentionnés, la possibilité d’une automatisation et d’une intégration complètes des processus représente l’un de ses atouts majeurs.
Mais qui a instauré l’obligation de la facturation électronique en Italie ? Introduite par la loi de finances de 2008, la réglementation de référence pour la facturation électronique entre particuliers est le décret législatif n° 127/2015.Celui-ci a défini les règles techniques et opérationnelles de la transmission télématique, la rendant optionnelle à partir du 1er janvier 2017.
En réalité, le lancement officiel en Italie a eu lieu le 6 juin 2014, avec le décret MEF n°55 du 3 avril 2013. A cette occasion, la facture numérique obligatoire pour l’administration publique a été instaurée.
Obligations en matière de facturation électronique: quelles exigences faut-il respecter ?
Vous vous demandez ce qui change avec la facturation électronique ? Il s’agit d’une véritable révolution numérique, permettant d’envoyer des factures par voie électronique aux destinataires de façon simple et efficace, tout en réduisant les délais et les coûts. Pour être valide, la facturation électronique doit cependant répondre à certaines exigences. Les voici:
- Les factures doivent être au format XML, seul format accepté par le système d’échange italien (SdI)
- Elles doivent contenir les informations requises par la loi (pertinentes à des fins fiscales)
- Elles doivent mentionner les données et les informations requises par la législation en vigueur
- Elles doivent inclure l’identité de l’émetteur de la facture
- Les factures doivent être signées avec une signature électronique certifiée ou numeérique di chi emette la fattura, a garanzia dell’autenticità dell’origine e dell’integrità del contenuto.
- La facture électronique doit être envoyée au système d’échange italien (SdI) par l’un des canaux prévus par la réglementation
- Les factures électroniques émises et reçues doivent être archivées numériquement dans le respect des normes en vigueur.
La facturation électronique en 3 étapes pratiques:
Logiciel de facturation électronique
Comment activer le service de facturation électronique ? IX-FE est un service de facturation électronique accrédité par le système d’échange italien (SdI). Il prend en charge l’ensemble des opérations d’envoi et de réception des factures électroniques, aussi bien entre entreprises privées que vers les acheteurs finaux et les administrations publiques. Il répond également aux exigences de la nouvelle réglementation concernant la facturation des sous-traitants.
Le service IX-FE permet de :
- Stocker et organiser les factures XML dans une plate-forme unique qui peut être intégrée aux systèmes de gestion existants
- Recevoir des factures XML et envoyer des notifications d’acceptation/de rejet
- Rechercher et consulter les factures émises, accompagnées de messages et de notifications du système d’échange italien (SdI), à partir de n’importe quel appareil mobile
- IX-FE permet également d’intégrer les factures dans un stockage standardisé via le service IX-CE
- IX-FE peut être intégré à ARXivar pour une gestion numérique complète du processus de facturation, couvrant aussi bien les factures clients que les factures fournisseurs.
Les solutions de signature électronique vous intéressent-elles?
Signature numérique
La condition de validité d’une facture électronique est déterminée par la signature numérique de l’émetteur. Elle peut être apposée de deux manières différentes :
- En utilisant la signature numérique
- En déléguant une société de services informatiques pour signer les documents au nom du titulaire de l’entreprise
Conservation des factures électroniques
ARXivar propose des solutions de conservation conformes aux normes AgID, à la fois en interne avec ARX-CE (c’est-à-dire sur les systèmes informatiques internes de l’entreprise) et en externe avec IX-CE, prenant en charge toutes les étapes du processus de conservation électronique pour le compte de l’entreprise. Ainsi, grâce au service de conseil spécialisé, le client est accompagné et formé de manière responsable aux bonnes pratiques opérationnelles.
