La conservation sous forme numérique, également appelée conservation numérique conforme à la réglementation, est ce processus informatique qui permet de protéger, de conserver et d' assurer la valeur juridique des documents informatiques au sein du système de gestion documentaire de l'entreprise.
Définition de conservation numérique conforme à la réglementation
Plus précisément, à quoi sert la conservation numérique ? La conservation numérique conforme à la réglementation est le processus qui garantit l'authenticité, l'intégrité, la fiabilité, la lisibilité et la récupération des documents informatiques, comme l'exigent en Italie le Code d'administration numérique, (Codice dell'Amministrazione Digitale, CAD) et les lignes directrices de l'AgID..
Ce qui différencie le processus de conservation numérique conforme à la réglementation du processus d'archivage, c'est l'effet probant attesté par la signature électronique et l'apposition de l'horodatage.
Les exigences d'inaltérabilité, d'authenticité et de validité juridique d'un document informatique soumis à la conservation numérique conforme à la réglementation sont garanties par l'empreinte de hachage, la signature numérique et l'horodatage.
Ces garanties juridiques permettent une protection des documents conforme à la réglementation, tant lors de leur transition de l'analogique au numérique que directement dans leur format numérique.
Il est donc facile de comprendre que cette étape protège l'administration publique ou l'entreprise privée contre la perte éventuelle de la valeur juridique et de l'efficacité probante des documents conservés.
Conservation numérique : tous les avantages
Efficacité accrue
- Évolution des processus administratifs des entreprises
- Collaboration client/fournisseur
- Récupération immédiate des documents
- Désengagement des postes de travail physiques
- Sécurité des données traitées
- Élimination des contraintes lors de la soumission aux autorités de contrôle
Moins de coûts et ressources optimisées
- Élimination des archives papier
- Réutilisation de l'espace récupéré
- Sans papier
- Économies budgétaires
- Économie réalisée sur le droit de timbre pour le livre journal
- Formation du personnel à un plus grand professionnalisme
- Choix écologique
Quels sont les documents qui peuvent être conservés au format numérique?
Il faut distinguer les documents non uniques (factures émises et reçues, pièces comptables, bons de livraison, CU, notes de frais et justificatifs, LUL, etc.), pour lesquels il est toujours possible d'effectuer un stockage substitutif ou numérique conformément à la loi, des documents originaux uniques, c'est-à-dire des documents papier avec signatures manuscrites, pour lesquels, en revanche, une certification préalable du processus est requise, et des documents uniques qui peuvent être stockés directement, tels que les courriers électroniques certifiés (PEC en Italie).
Il existe également des cas où la conservation numérique conforme n'est pas autorisée en raison de la nature contraignante du document, comme ceux qui présentent un intérêt historique considérable, ou d'autres où il existe une obligation légale, comme dans le cas des factures électroniques adressées au système d'échange (SdI).
Solutions ARXivar pour la conservation numérique
Vous vous demandez comment fonctionne la conservation numérique conforme à la réglementation ? La conservation numérique conforme à la réglementation peut être externalisée.
Nous offrons un service d'externalisation qui prend en charge toutes les étapes du processus de conservation électronique conforme, y compris les mises à jour constantes des systèmes techniques et réglementaires.
Dans les cas où le service de conservation est confié à un tiers, une distinction est faite dans le processus de conservation entre les rôles de responsable de la conservation (une figure interne ou externe au client) et de responsable du service de conservation (une figure interne au conservateur).