Qu’est-ce qu’un flux de documents?

Un flux de documents est une procédure standardisée par laquelle un document peut être créé/acquis, signé, répertorié, modifié et enfin stocké conformément aux normes. L’utilisation de flux de documents permet ainsi à chaque organisation de gérer le cycle de vie d’un document de manière efficace.

1. Création

Des modèles d’entreprise prédéfinis permettent de générer différents types de documents (offres, communiqués de presse, factures, etc.) directement depuis le système

2. Validation

Le document généré peut être intégré dans un flux d’approbation. Chaque utilisateur impliqué peut suivre l’état d’avancement de l’approbation.

3. Distribution

Comme étape supplémentaire du flux, le document peut être envoyé automatiquement, par e-mail ou via un lien, à des listes de distribution spécifiques

4. Conservation

La conservation numérique est l’étape finale nécessaire pour une véritable gestion sans papier du cycle de vie du document, garantissant pleinement sa valeur probante

Conformité réglementaire

Grâce à la rationalisation des procédures dans des flux de documents, la conformité réglementaire des processus est assurée. Un système de flux de documents permet de préparer la documentation, d’en garantir une mise à jour constante et de soutenir le processus décisionnel en fournissant des rapports précis ainsi qu’une classification claire des documents, des données, des informations et des processus.

Exemples de flux de documents

Grâce aux flux de documents, il est possible de gérer les étapes de création, d’organisation, d’approbation et de partage de tout type de document: contrats, documents du système qualité, comptes rendus, politiques de confidentialité, etc.

Gestion de l’offre

MODÈLES STANDARDISÉS ET RAPPROCHEMENT AUTOMATIQUE

L’offre est générée à l’aide d’un modèle prédéfini. Un flux de travail vérifie la présence de toutes les informations nécessaires et lance le processus d’approbation en impliquant les approbateurs en fonction de la zone, des montants et du type de client. À la fin du cycle d’approbation, l’offre est automatiquement envoyée au client.

Gestion des circulaires

ENVOI AUTOMATIQUE ET CIRCULAIRES ORGANISÉES

Le flux de génération d’une circulaire commence par la demande d’un service, immédiatement soumise à approbation. Ensuite, la circulaire est automatiquement numérotée, répertoriée et envoyée à une liste spécifique, interne ou externe. Les circulaires sont toujours organisées, facilement accessibles et reliées à leurs destinataires respectifs

Convocation du CA

GESTION RIGOUREUSE DES DOCUMENTS MÊME À DISTANCE

Le flux de travail commence par l’envoi de la convocation contenant l’ordre du jour (ODJ) et les documents liés à chaque point. Ensuite, le flux de travail prévoit:

  • La collecte des réponses de chaque participant convoqué
  • L’ouverture du CA à distance
  • La discussion avec modification en temps réel des points non approuvés
  • La génération automatique du compte rendu, l’approbation avec signature numérique et l’envoi
RGPD - Violation de données

RESPECT DES PROCÉDURES GARANTI ET SIMPLIFIÉ

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) oblige les organisations à notifier toute fuite ou compromission de données à l’autorité compétente et aux utilisateurs concernés dans un délai de 72 heures.

Un système de flux de documents permet de rédiger et d’envoyer rapidement les notifications grâce à des modèles prédéfinis et à des processus surveillés

Workflow designer d’ARXivar

Le modélisateur graphique de flux de travail d’ARXivar est entièrement web et permet de concevoir et de rendre opérationnelle en peu de temps la gestion des flux de documents en mode glisser-déposer via une interface très simple, ne nécessitant aucune compétence en programmation. Cet outil extrêmement polyvalent s’adapte aux besoins de toute entreprise et à ses processus.