Solución creada por QGS
Sector: Alimentare
Función: Amministrazione
Demanda
La empresa cliente, activa en el sector agroalimentario con más de 20 denominaciones sociales y hoy líder en la producción de forrajes deshidratados en Italia, con producción en 4 plantas, se enfrentaba a un proceso de migración de ERP. Mediante la digitalización, la empresa pretendía centralizar la gestión documental de clientes y proveedores, eliminando la dispersión de documentos y optimizando la gestión de la información.
Realización
La implantación de la plataforma digital ARXivar NEXT ha permitido una gestión avanzada de la documentación, incluido el archivo digital, el reenvío automático y la gestión de los flujos de trabajo.
Mediante la configuración de reglas y condiciones, fue posible dirigir automáticamente los documentos e identificar a los destinatarios en función del tipo de documento y otros parámetros pertinentes.
La gestión de las firmas digitales se ha optimizado mediante un workflow que ofrece a los aprobadores varias opciones de firma, garantizando el cumplimiento de la normativa sobre la firma electrónica.
Logros
Gracias a la solución implantada, la empresa obtuvo varios beneficios tangibles:
- Eficiencia operativa: la centralización y automatización de los procesos han reducido los tiempos de tramitación, mejorando la eficiencia general.
- Precisión y coherencia: la automatización ha reducido el riesgo al error humano, garantizando una mayor precisión y coherencia en los flujos de trabajo.
- Ahorro de recursos: la simplificación de los procesos ha liberado recursos humanos para tareas más estratégicas, reduciendo los pasos manuales.
- Cumplimiento de la normativa: la integración de firmas digitales y la trazabilidad completa favorecen el cumplimiento de la normativa.
- Accesibilidad y transparencia: el fácil acceso a los documentos almacenados y la trazabilidad aumentan la transparencia y la consulta de la información.
- Respuesta rápida: el envío automático y la aprobación digital permiten responder con mayor rapidez a las solicitudes de clientes y proveedores.
- Reducción del consumo de papel: la transición a procesos digitales favorece las prácticas empresariales sostenibles y reduce el impacto ambiental.
- Facilitación de auditorías y análisis: la generación automática de archivos de auditoría facilita las auditorías internas y externas y proporciona datos útiles para el análisis de procesos.
En conclusión, el proyecto mejoró de forma significativa la eficiencia y la gestión documental de la empresa cliente del sector agroalimentario, permitiendo un uso óptimo de los recursos y un mayor cumplimiento de la normativa.
QGS
QGS es la respuesta moderna a las necesidades de cambio y transformación digital que mezcla conocimientos especializados y de procesos con tecnologías y soluciones innovadoras. Desarrollamos proyectos integrados de gestión, aplicación y tecnología.
Nuestra misión: distinguirnos en el mercado mediante competencias sólidas y especializadas y con las soluciones necesarias para «pisar el acelerador digital» con el objetivo de crear valor, innovar e impulsar el crecimiento de las empresas.
Para ello, diseñamos e implantamos sistemas de información basados en las necesidades reales de las empresas.
