Maximizar eficiencia y recursos en los procesos de facturación electrónica

Este proyecto se realizó para un importante grupo de la industria alimentaria compuesto por más de 40 empresas.  De esta complejidad surgió la necesidad de gestionar los procesos de facturación electrónica de forma eficaz y conforme a la normativa.

De hecho, tras la introducción de la facturación electrónica también en el sector agroalimentario, surgió la necesidad de que las empresas cumplieran las obligaciones reglamentarias vigentes. Sin embargo, esta transición no solo tenía que ver con el cumplimiento de la normativa, sino también con la capacidad de mantener las operaciones empresariales a un nivel óptimo, mejorando al mismo tiempo la eficiencia general.

Para los responsables informáticos del sector, esto implica la gestión de un volumen de trabajo considerable, repartido entre varias actividades, como el ciclo activo, el ciclo pasivo y la gestión de las autofacturas en el departamento de socios. Esta complejidad operativa requiere un enfoque digital integrado destinado a optimizar los flujos empresariales.

En este sentido, el proyecto de digitalización no sólo responde a obligaciones normativas, sino que también es una oportunidad para optimizar las operaciones empresariales, reduciendo costes y mejorando la competitividad en el mercado agroalimentario.

Mediante el uso de una herramienta eficaz de gestión de la información y de los procesos, nuestro cliente gestiona ahora:

1. Proceso de gestión de facturas activas: Este proceso incluye la gestión de las notificaciones de rechazo y falta de entrega de las facturas activas. La herramienta permite al cliente supervisar y gestionar estas actividades de forma oportuna y eficiente, garantizando una gestión adecuada de las facturas emitidas.
2. Proceso de gestión de facturas pasivas: Este proceso se refiere al intercambio y finalización de la información relacionada con las facturas pasivas. Con esta herramienta, el cliente gestiona de forma óptima este flujo de trabajo, facilitando la colaboración entre departamentos y garantizando la precisión de la información asociada a las facturas recibidas.

Mediante el uso de esta herramienta, el cliente optimiza la gestión de sus actividades contables, reduciendo los tiempos de procesamiento y mejorando la eficacia del proceso global.

La implantación de la herramienta de gestión de la información y los procesos permitió al cliente mejorar la puntualidad, precisión y eficacia en la gestión de las actividades contables, lo que se tradujo en resultados tangibles como la reducción de errores y tiempos de procesamiento.

1. Mayor puntualidad y precisión en la gestión de las facturas activas: el cliente puede controlar en tiempo real las notificaciones de rechazo y falta de entrega de las facturas activas, lo que permite responder a tiempo y con precisión a cualquier problema o discrepancia. Esto lleva a una reducción de errores y retrasos en el proceso de gestión de facturas.
2. Eficiencia en la gestión de facturas pasivas: La herramienta facilita el intercambio y la finalización de la información de las facturas pasivas entre los distintos departamentos de la empresa. Esto permite al cliente optimizar el flujo de trabajo y garantizar la exactitud e integridad de la información asociada a las facturas recibidas, mejorando así la eficiencia global del proceso.
3. Reducción del tiempo de tramitación: Gracias a la mayor puntualidad y a la reducción de errores en el proceso de tramitación de facturas, el cliente consigue una reducción significativa del tiempo total de tramitación. Esto lleva a una mayor eficiencia operativa y a una disminución de los costes asociados a la gestión contable.