Solución creada por Palladio Software House
Sector: Multisettore
Función: Qualità&Sicurezza
Demanda
Nuestro cliente es líder en la industria de productos químicos que, por contener componentes peligrosos, deben ir acompañados de una ficha de datos de seguridad (FDS).
Las fichas de datos de seguridad deben facilitarse al usuario para que éste pueda prever y aplicar todas las medidas de prevención y protección necesarias.
La adquisición de un nuevo software para la emisión de FDS hizo necesario sustituir las antiguas fichas por las de nueva generación. Estamos hablando de más de 10.000 FDS, en diferentes idiomas, que deben sustituirse y estar disponibles de forma gradual.
Ante la criticidad de la operación, parecía impensable realizarla manualmente. Se pensó, por tanto, en aprovechar el potencial del motor de workflow de ARXivar para garantizar su éxito.
Realización
Conscientes de la flexibilidad de ARXivar, hemos diseñado un workflow que elimina totalmente cualquier tarea manual relacionada con la importación, sustitución y archivo de las fichas de datos de seguridad.
Esta tarea realizada manualmente por un usuario, dado el gran número de fichas y su compleja nomenclatura, habría generado muchos errores a la hora de sustituir las fichas y, además, habría ocupado mucho tiempo con una actividad repetitiva de escaso valor añadido.
El flujo de trabajo incluye:
- seguimiento de una carpeta donde se archivan las nuevas FDS;
- recuperación de la nueva FDS y archivo en ARXivar con todos sus metadatos (Artículo, tipo de ficha, idioma, versión, …);
- búsqueda de la FDS sustituida por la recién cargada teniendo en cuenta únicamente el idioma en cuestión;
- historización de las fichas que han quedado obsoletas.
En paralelo a la actividad descrita anteriormente, dada la duración de la actividad de sustitución de las FDS, el workflow incluye también la actualización de las nuevas FDS a la última versión disponible.
Logros
Como no se trataba de una actividad que pudiera realizarse de una sola vez, el planteamiento a través de ARXivar permitió una sustitución gradual de las fichas de datos de seguridad en función de la disponibilidad real de la nueva versión: todo esto manteniendo la plena disponibilidad de las fichas para todos los usuarios.
Al eliminar cualquier actividad manual y cualquier posibilidad de error al sustituir las fichas, el resultado final se consiguió de forma totalmente transparente para los usuarios.
No se trataba de un workflow "clásico" para ARXivar pero, una vez más, su flexibilidad permitió que este proceso fuera totalmente automático y también digital.
Palladio Software House
Palladio nació en 2001 como resultado de la combinación sinérgica de las competencias de sus socios fundadores. Nos gusta dar prioridad a las personas, trabajando junto a los clientes para crear con ellos un mejor entorno de trabajo. Nuestro objetivo es transmitir a las empresas el sentido de la innovación digital para hacerlas más ágiles, productivas y sostenibles tanto en resultados como en inversiones. Hemos descubierto que ARXivar es la herramienta perfecta para ayudar a nuestros clientes a alcanzar cualquier objetivo de digitalización de documentos o procesos.
