Digitalización de los procedimientos de asistencia posventa | ARXivar

Las actividades de asistencia y mantenimiento que llevan a cabo las empresas de servicios posventa están articuladas y, cada vez más, requieren una organización precisa y puntual de la información para poder gestionar lo mejor posible las operaciones.

La corrección, disponibilidad y rapidez de recuperación de esta información son esenciales para garantizar la calidad del trabajo y preservar los márgenes operativos. La recopilación de documentos, fichas técnicas, documentación formal para la gestión de garantías, reparaciones o intervenciones son sólo algunos de los aspectos que requieren una gestión estructurada.

La mayoría de las veces, esta información son datos históricos, difíciles de encontrar y a menudo desactualizados, y cuando esto ocurre, todo el trabajo se ve comprometido. De ahí la necesidad de utilizar una herramienta como ARXivar, capaz de catalogar, organizar y poner inmediatamente a disposición del personal técnico toda la información necesaria en el momento oportuno.

Gracias a ARXivar, fue posible crear un archivo documental estructurado y completo para organizar de forma clara y precisa toda la documentación relativa al producto y las fases posteriores de asistencia posventa e intervención, desde la gestión ordinaria hasta la gestión extraordinaria con intervenciones o sustituciones en garantía.

El departamento técnico, mediante la adopción de sencillas máscaras de archivo, tiene la posibilidad de archivar y almacenar toda la documentación técnica relativa a un producto que puede identificarse con precisión recuperando el número de serie asociado, tomando esta información directamente del sistema de gestión empresarial.

De esta manera, con el tiempo, la actividad de asistencia técnica realizada en el producto se alimenta de hojas de trabajo creadas directamente en ARXivar y vinculadas al número de serie específico. Toda la documentación de acompañamiento necesaria se archiva al mismo tiempo que se produce/recibe adjuntándola a la hoja de trabajo recién creada.

En paralelo, se implantó un procedimiento para gestionar la documentación necesaria para las actividades de servicio de garantía. A través de ARXivar, de hecho, se pueden recuperar fácilmente todos los documentos fiscales y administrativos para la activación de las prácticas de garantía requeridas por los proveedores. Todo el proceso de trabajo se supervisa de acuerdo con el avance del proceso operativo hasta que se cierra el expediente de reparación, con un historial de las actividades realizadas y la documentación elaborada y adjunta.

La reorganización de los procedimientos del servicio posventa se ha digitalizado en su totalidad, eliminando por completo las innumerables hojas de trabajo en papel.

La integración entre ARXivar y el ERP de la empresa permitió recuperar información precisa, lo que ayudó a los operadores a identificar el producto correcto que debían tratar recuperando el número de serie asociado.

Gracias a ARXivar, ha sido posible vincular y buscar más fácilmente la documentación administrativa y fiscal necesaria para la definición del expediente de asistencia y reparación, reduciendo significativamente el esfuerzo de las personas implicadas en la búsqueda de la documentación necesaria.

La introducción de procedimientos definidos con precisión permitió alimentar todo el activo de información del departamento de asistencia técnica de forma estructurada, organizada y finalmente completa.

Hasta ahora, el sistema se autoalimenta mediante la introducción de documentos e información por parte de los operadores implicados, lo que contribuye a la creación de archivos completos y de fácil consulta para todos los usuarios.

Mediante la identificación de claves de búsqueda específicas, es posible disponer en tiempo real de todo el historial operativo realizado sobre cada producto.