Solución creada por Advinser
Sector: Multisettore
Función: Amministrazione
Demanda
Un importante grupo dedicado a la venta de gas natural y electricidad, líder en el centro de Italia, necesitaba soluciones específicas para optimizar la gestión documental y los procesos empresariales de sus Áreas Legales.
Entre los principales requisitos figuraban la gestión del registro de asuntos, los flujos de información y los contratos con las agencias.
Realización
Para satisfacer estas necesidades, se presentaron tres proyectos distintos que utilizaban ARXivar para crear sistemas de gestión de documentos digitales:
Proyecto A – Registro de Asuntos:
- Configuración del sistema, incluyendo la definición de usuarios y grupos de ARXivar, la definición de estados de ARXivar, la definición de confidencialidad y la configuración de las Vistas.
- Gestión del registro de asuntos, con la configuración de la clase documental, la definición de campos adicionales y el inicio de procesos de workflow para la gestión de ofertas, notificaciones y aportaciones.
Proyecto B – Flujos de información:
- Configuración de la clase documental para los flujos de información y definición de campos adicionales.
- Inicio de procesos de workflow para generar y enviar cada trimestre documentos sobre los flujos de información.
Proyecto C – Contratos de agencias:
- Gestión de contratos con agencias, incluyendo la configuración de la clase documental, la definición de campos adicionales y la instalación/configuración de Arx-eSign para la firma digital avanzada.
- Inicio de procesos de workflow para la gestión de contratos y el envío de notificaciones con archivos adjuntos.
Cada proyecto se adaptó a las necesidades específicas del cliente, con especial atención a la configuración de clases documentales, campos adicionales y workflow para automatizar los procesos.
Logros
Gracias a la aplicación de los proyectos ARXivar, el cliente consiguió mejoras significativas en la gestión de documentos y los procesos empresariales:
- Optimización de procesos: reducción del tiempo necesario para completar las tareas.
- Centralización de la información: la configuración de clases documentales y campos adicionales permite organizar y estructurar de manera eficiente la información relacionada con asuntos legales, flujos de información y contratos con agencias. Esto permite una búsqueda y un acceso rápidos a la información pertinente, mejorando la productividad y facilitando la colaboración entre departamentos.
- Seguridad de los datos: la instalación y configuración de Arx-eSign para la firma electrónica avanzada garantiza un alto nivel de seguridad de los documentos, especialmente para los contratos de las agencias.
- Transparencia y control: la aplicación de procesos de workflow para la gestión de presupuestos, notificaciones, aportaciones y envíos trimestrales de documentos garantiza una mayor transparencia y control de los flujos de trabajo. Esto supone una mejor trazabilidad de las actividades realizadas y un mayor cumplimiento de los requisitos normativos y legales.
Advinser
Advinsercon sede en la localidad de Crete Senesi, en el corazón de la hermosa naturaleza toscana, es un punto de referencia en la escena de la innovación digital.
Su identidad se basa en la combinación del espíritu y la mentalidad dinámica típicos de las empresas de nueva creación y más de diez años de experiencia en liderazgo. Se destaca por contar con colaboradores cualificados y socios fiables en el mercado de la mediana y gran industria , con especial atención a los sectores de la Moda, el Lujo y los Servicios Públicos.
La gama de servicios ofrecidos incluye:
PLATAFORMAS SAAS Soluciones listas para usar, flexibles y con acceso en línea.
INTEGRACIÓN DE SISTEMAS Integraciones tecnológicas para crear soluciones únicas y funcionales.
SOFTWARE HECHO A MEDIDA Software personalizado y desarrollado a medida.
Lo que hace única a Advinser es su capacidad para escuchar atentamente las necesidades de los clientes y crear soluciones personalizadas que reflejen la esencia de su marca/industria.
