La empresa
VisitPiemonte es una empresa interna de la Región de Piamonte, también propiedad de Unioncamere, para la valorización cultural, artística, naturalista, turística y agroalimentaria del territorio.
La solicitud
- Racionalizar y optimizar los procedimientos internos del personal, con el fin de mejorar su eficacia y eficiencia.
- Disponer de una información más analítica de los aspectos económicos y financieros.
- Diseñar nuevos procesos y modelos para realizar análisis específicos
La solución
- Área de gestión de actividades: los usuarios pueden cargar informes de trabajo, especificando el trabajo, el tipo de actividad realizada y proporcionando toda la información útil para el posterior informe semestral.
- Gestión de informes de viajes y gastos: al mismo tiempo que se compilan los informes de trabajo, se introducen los informes de viajes y gastos para que los costes incurridos fluyan en el sistema contable.
- Portal de RRHH: Cada empleado puede acceder a su propia área reservada para descargar el recibo de pago y el informe de gastos generados a partir de los informes y reportes cargados previamente.
- Procesos de autorización: Los previos formularios en papel se han informatizado y se han creado workflow para las solicitudes del personal (vacaciones, permisos, ley 104, maternidad).
- Gestión del protocolo: el registro de los documentos entrantes y salientes se realiza mediante ARXivar, que genera y gestiona, mediante un mecanismo de reserva, el número de protocolo de la correspondencia.
Ventajas
- La actividad de información a la Región de Piamonte, que antes se realizaba mediante hojas de Excel, es mucho más puntual y, sobre todo, más rápida.
- La creación de un archivo corporativo único permite acceder a la información "en tiempo real".
- Se han reducido drásticamente muchas actividades de inserción manual..
- La implantación de workflow ha facilitado la introducción de métodos de trabajo homogéneos, permitiendo un seguimiento real de los procesos empresariales.
