Firma electrónica avanzada para contratos | ARXivar

La gestión de los contratos y de los contratos firmados siempre ha sido un proceso especialmente delicado debido a la sensibilidad de los datos tratados, a la necesidad de una gestión precisa y controlada en cada etapa y, sobre todo, a la importancia del contenido informativo y jurídicamente vinculante que decreta un acuerdo entre las partes.

Esta complejidad impulsó la necesidad de digitalizar el proceso completo en todos sus aspectos: desde la redacción de la documentación contractual a partir de plantillas predefinidas, pasando por el control y la aprobación de la documentación por parte de los responsables, hasta el inicio y el seguimiento de todo el proceso de firma mediante firmas electrónicas sólidas con el mismo valor jurídico que las firmas manuscritas utilizadas anteriormente.

Igualmente importante era la necesidad de automatizar la organización de la documentación firmada en un archivo organizado y almacenado conforme a la normativa.

Gracias a ARXivar, pudimos conseguir lo que necesitábamos: automatizar todo el proceso de firma electrónica mediante procedimientos de Firma Electrónica Avanzada (FEA) respetando el esquema previsto por la empresa en cada etapa del ciclo de vida del proceso.

Mediante la gestión de plantillas y máscaras de archivo de ARXivar, se han realizado los tipos de contratos que la empresa tenía que gestionar. Las plantillas escritas directamente en formato PDF se crearon con campos dinámicos que podían rellenarse automáticamente al redactar el documento, lo que permitía a los operadores estandarizar los formatos y los diseños variando únicamente el contenido necesario.

La fase de comprobación y aprobación está sujeta a un workflow específico que se inicia tras la fase de redacción del documento e implica a todas las figuras definidas en el proceso de aprobación. Si el documento que debe controlarse no sufre modificaciones, se inicia el proceso de firma, que consiste en enviar automáticamente al firmante un correo electrónico con un enlace al asistente de firma electrónica. El firmante recibirá entonces no sólo el contrato que debe firmar, sino también todos los anexos definidos por la organización, y todo el procedimiento se seguirá en cada etapa, tal como exige la normativa. A continuación, todo el seguimiento operativo se resume en un archivo (TraceLog) adjunto al documento firmado, lo que garantiza su autenticidad y validez jurídica.

Una vez estampadas las firmas electrónicas requeridas, el proceso finaliza devolviendo a la empresa el contrato firmado directamente en ARXivar, debidamente archivado, indexado y recopilado. La empresa firmante recibirá por correo electrónico una copia del acuerdo firmado.

El contrato firmado, una vez reintroducido automáticamente en el entorno ARXivar, se someterá al proceso de conservación digital previsto por la normativa y finalizará el proceso.

Hoy en día, todo el proceso de redacción, distribución, firma, recuperación de documentos firmados y archivo con almacenamiento conforme a la normativa de los contratos está totalmente digitalizado.

De hecho, el documento nace en formato digital y, durante todo su ciclo de vida, se gestiona digitalmente, consiguiendo importantes ventajas como:

• Control y verificación mediante procesos automatizados por los responsables;
• La estandarización de los diseños y las fases operativas del proceso;
• Distribución e intercambio de documentación firmada en tiempo real;
• La recuperación de la documentación firmada y su archivo se realizan automáticamente, eliminando el riesgo de errores y pérdidas;
• Además, ya no se redacta un contrato en papel ni se crean múltiples copias del mismo documento;
• El almacenamiento estándar garantiza la validez jurídica del contrato en formato digital y preserva su integridad.