Solución creada por Genesys Software
Sector: Multisettore
Función: Amministrazione
Demanda
En el caso de facturación electrónica o almacenamiento digital de documentos contables, se requiere documentación específica para verificar que la colocación del CUP (Código Único de Proyecto) o de la mención PON (Programa Operativo Nacional) se ha realizado correctamente, siguiendo el procedimiento previsto por la resolución de la Agencia Tributaria italiana nº 52/e/2010, mediante el denominado "sello electrónico (o virtual)".
Las necesidades que presenta una estructura administrativa preocupan:
- Aplicar un sello virtual a las facturas por pagar, indicando los detalles de la convocatoria de proyecto a la que se refieren;
- La consulta de facturas estampadas con el número de proyecto de referencia;
- La creación de un sistema de registro mediante la elaboración de un "Registro de Sellado" que se firmará digitalmente y se enviará para su almacenamiento conforme a la normativa.
Realización
- Datos maestros de Proyecto
Para cada proyecto, se gestiona un registro con información útil para el seguimiento del estado y la gestión de los documentos disponibles en los expedientes. Los datos maestros del proyecto también permiten formular una propuesta de descripción de sellado que se confirmará al aplicar sellos virtuales. (Ejemplos de datos: Id, Cup, Estado, Asunto, Descripción de cancelación, Fecha de inicio, Fecha de finalización).
- Sellado de facturas
El sellado se realiza mediante una máscara avanzada que, con unos pocos clics, permite seleccionar las facturas por pagar ya presentes en ARXivar y el proyecto al que desea asociarlas, obteniendo así una propuesta de descripción del sello que también puede modificarse antes de la confirmación.
Al final del procedimiento de inserción, un workflow se encarga de clonar el documento, sellarlo según las especificaciones configuradas y ponerlo a disposición del usuario para su posible verificación y envío a IX-CE para su almacenamiento. Siempre es posible ver el historial de sellado con fines de registro.
- Registro de protocolo
Al final del proceso de sellado, se recalcula automáticamente el registro anual de sellado, que será útil para demostrar la correspondencia entre factura y proyecto. Este registro será accesible para los usuarios a través de una vista específica y estará listo para su envío al almacenamiento IX-CE.
- Conservación conforme a las normas
En el portal IX-CE, las clases documentales Facturas a pagar firmadas y Registro de sellos están activas. A discreción de la empresa y en consonancia con lo definido en el manual de conservación, las facturas y registros sellados pueden enviarse para su conservación directamente desde ARXivar utilizando el conector IX-CE debidamente configurado, ya sea en modo manual o en modo automático.
Logros
La implantación de la solución ha aportado numerosos beneficios tangibles a la estructura administrativa.
En primer lugar, se ha reducido considerablemente el tiempo de gestión, lo que permite un flujo de trabajo más rápido y eficaz.
La gestión completamente electrónica del proceso ha eliminado la necesidad de imprimir y sellar físicamente los documentos electrónicos.
Además, se pudo garantizar la centralidad de la información y la extrema inmediatez en la consulta de documentos de proyectos y facturas.
Genesys Software
GENESYS SOFTWARE, fundada en 1986, es una empresa consolidada y reconocida, activa en la investigación, el diseño y el desarrollo de soluciones de gestión innovadoras, servicios especializados y formación.
La empresa emplea actualmente a más de 12 personas que trabajan principalmente en dos áreas:
- diseño y desarrollo
- servicios de asistencia, apoyo y formación.
GENESYS SOFTWARE emplea a personal altamente cualificado con competencias organizativas y profesionales específicas y amplia experiencia para garantizar un alto nivel de calidad.
Siempre atento a la evolución de las necesidades de los clientes, GENESYS SOFTWARE es un socio ideal, capaz de apoyar a las empresas en los procesos de cambio mediante soluciones informáticas y de trabajar para alcanzar sus objetivos con un enfoque flexible.
GENESYS SOFTWARE, consciente de la importancia estratégica de la investigación como motor de su crecimiento y éxito en el mercado, lleva a cabo una continua actividad de investigación y desarrollo dirigida a identificar y diseñar soluciones y servicios innovadores.
GENESYS SOFTWARE forma parte del grupo empresarial de Confindustria Bari y BAT.
Visión
Creemos en la innovación de los procesos de gestión y de los sistemas, como motor de desarrollo de las organizaciones empresariales, para simplificar y liberar recursos y personas del desperdicio, en favor de actividades de mayor valor añadido.
Misión
Los clientes no necesitan un proveedor, sino un socio: GENESYS SOFTWARE es el ideal en términos de fiabilidad, continuidad y competencias organizativas y profesionales.
La sensibilidad hacia el origen, el lugar donde ocurren las cosas, nos permite mantener el enfoque en las necesidades del cliente, la capacidad de proporcionar sustento a los procesos de cambio, la necesidad de digitalizar los procesos empresariales y de conectar los sistemas informáticos, las instalaciones y los recursos humanos son los principales motores que impulsan nuestra empresa.
