Die elektronische Rechnungsstellung wurde mit dem Finanzgesetz von 2008 eingeführt, um Steuerhinterziehung und Umsatzsteuerbetrug effizient zu verhindern. Wir sprechen daher von einer rechtlichen Verpflichtung auch für „alle öffentlichen Verwaltungen, die die Rechnungen ausschließlich in elektronischer Form übermitteln, verwalten und aufbewahren müssen“.
Elektronische Rechnungsstellung: was man darunter versteht und wie sie funktioniert
Ab dem 1. Januar 2019 ist die elektronische Rechnungsstellung für alle MwSt./USt.-pflichtigen Personen/Organisationen obligatorisch (mit Ausnahme der befreiten Personen).
Aber wozu dient die elektronische Rechnungsstellung? Sie ermöglicht das Versenden und Empfangen von Rechnungen, ohne dass etwas auf Papier ausgedruckt werden muss, so dass die Druckkosten, eventuelle Portokosten und die Kosten für den physischen Raum, in dem Rechnungen aus Papier aufbewahrt werden, vollständig entfallen. Zu den wichtigsten Vorteilen gehört die Möglichkeit der vollständigen Automatisierung und Integration von Prozessen.
Aber wer hat die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung eingeführt? Sie wurde durch das Finanzgesetz von 2008 eingeführt, und die Referenznorm für die elektronische Rechnungsstellung zwischen Privatpersonen ist das Gesetzesdekret Nr. 127/2015, mit dem die technischen und betrieblichen Vorschriften für die telematische Übermittlung zu einer Option wurden, die ab dem 1. Januar 2017 ausgeübt werden konnte.
Tatsächlich wurde der offizielle Start in Italien am 6. Juni 2014 mit dem Erlass Nr. 55 des Ministeriums für Wirtschaft und Finanzen vom 3. April 2013 gegeben. Bei dieser Gelegenheit wurde auch die Pflicht zur Ausstellung einer digitalen Rechnung an die öffentliche Verwaltung eingeführt.
Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung: Welche Anforderungen sind zu erfüllen?
Sie fragen sich, was sich mit der elektronischen Rechnungsstellung ändert? Sie stellt eine digitale Revolution dar, weil sie es ermöglicht, Rechnungen auf sehr einfache Weise elektronisch an die Betroffenen zu übermitteln, wodurch sich Zeit und Kosten sparen lassen. Um gültig zu sein, muss die elektronische Rechnungsstellung jedoch bestimmte Anforderungen erfüllen. Diese sind:
- Die Rechnungen müssen im xml-Format vorliegen, dem einzigen Format, das vom Austauschsystem (SdI) akzeptiert wird
- Gesetzlich vorgeschriebene Informationen (für steuerliche Zwecke relevant)
- Die von den geltenden Rechtsvorschriften geforderten Informationen und Daten
- Informationen über die übermittelnde Partei
- Rechnungen müssen mit einer elektronischen qualifizierten oder digitalen Signatur der Person signiert werden, die die Rechnung ausstellt, um die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts zu gewährleisten.
- Übermittlung der elektronischen Rechnung an das Austauschsystem Sdi über einen der gesetzlich vorgesehenen Kanäle
- Rechtskonforme elektronische Aufbewahrung der ausgestellten und empfangenen Rechnungen
Elektronische Rechnungsstellung in 3 praktischen Schritten:
Software für die elektronische Rechnungsstellung
Wie aktiviert man den elektronischen Rechnungsstellungsdienst? IX-FE ist der vom Austauschsystem SdI akkreditierte Dienst für die elektronische Rechnungsstellung, der alle Phasen des Versands und Empfangs elektronischer Rechnungen an/von Privatunternehmen, an Endabnehmer und an die öffentliche Verwaltung, auch für Unterauftragnehmer (wie in der neuen Gesetzgebung vorgeschrieben), verwaltet.
Der IX-FE-Dienst ermöglicht:
- Die Archivierung von XML-Rechnungen auf einer einzigen Plattform, die in bestehende Managementsysteme integriert werden kann, und deren Organisation
- Den Empfang von XML-Rechnungen und Versand von Annahme-/Ablehnungsbenachrichtigungen
- Die Suche und Abfrage ausgestellter Rechnungen, begleitet von SdI-Meldungen und -Benachrichtigungen, von jedem mobilen Gerät aus
- IX-FE ermöglicht es auch, Rechnungen über den IX-CE-Dienst in eine standardisierte Ablage zu bringen
- IX-FE kann in ARXivar integriert werden, um die Unternehmensprozesse aktiver und passiver Zyklen vollständig digital zu verwalten
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Digitale Signatur
Digitale Signatur
Die Gültigkeitsvoraussetzung für eine elektronische Rechnung wird durch die digitale Signatur des Ausstellers bestimmt. Diese kann auf zwei verschiedene Arten angebracht werden:
- Verwendung der digitalen Signatur
- Beauftragung eines Softwarehauses mit der Unterzeichnung von Dokumenten im Namen des Firmeninhabers
Aufbewahrung elektronischer Rechnungen
ARXivar bietet AgID-konforme Archivierungslösungen sowohl intern als ARX-CE (d.h. auf unternehmensinternen Informationssystemen) als auch ausgelagert als IX-CE, wobei alle Phasen des elektronischen Archivierungsprozesses im Namen des Unternehmens rechtskonform ausgeführt werden. So wird der Kunde durch die Fachberatung verantwortungsbewusst in den richtigen Abläufen begleitet und geschult.
