Die elektronische Speicherung, deren korrekte Bezeichnung gesetzeskonforme digitale Archivierung lautet, ist das IT-Verfahren, das es ermöglicht, elektronische Dokumente innerhalb des betriebseigenen Dokumentenmanagementsystems zu schützen, aufzubewahren und ihren rechtlichen Wert zu gewährleisten.
Definition der gesetzeskonformen elektronischen Speicherung
Genauer gesagt: Wozu dient die digitale Archivierung? Die gesetzeskonforme, digitale Archivierung ist der Prozess, der die Authentizität, Integrität, Zuverlässigkeit, Lesbarkeit und Wiederauffindbarkeit elektronischer Dokumente garantiert, wie es der Kodex der digitalen Verwaltung, der auch als CAD bekannt ist, und die aktuellen AgID-Leitlinien verlangen.
Die gesetzeskonforme digitale Archivierung unterscheidet sich von einer üblichen Archivierung durch die Beweiskraft, die durch die elektronische Signatur und das Anbringen des Zeitstempels bescheinigt wird.
Die Anforderungen der Unveränderbarkeit, Authentizität und Rechtsgültigkeit eines elektronisch oder digital gespeicherten Computerdokuments werden durch denHashwert, die digitale Signatur und den Zeitstempelgewährleistet.
Diese zivilrechtlichen Garantien ermöglichen den rechtlichen Schutz von Dokumenten im Laufe der Zeit, sowohl beim Übergang von der analogen zur digitalen Form als auch direkt in ihrem digitalen Format.
Es ist daher leicht zu verstehen, dass dieser Schritt die öffentliche Verwaltung oder private Unternehmen vor dem möglichen Verlust des rechtlichen Wertes und der Beweiskraft der gespeicherten Dokumente schützt.
Elektronische oder digitale Speicherung: alle Vorteile
Höhere Effizienz
- Fortentwicklung der Verwaltungsprozesse im Unternehmen
- Zusammenarbeit mit Kunden/Lieferanten
- Sofortiger Abruf von Dokumenten
- Loslösung von physischen Arbeitsplätzen
- Sicherheit der verarbeiteten Daten
- Beseitigung von Beschränkungen bei der Vorlage bei den Kontrollbehörden
Weniger Kosten und optimierte Ressourcen
- Abschaffung der Papierarchive
- Andere Nutzung von frei gewordenem Raum
- Paperless
- Budget-Einsparungen
- Einsparung der Stempelsteuer für das Hauptbuch
- Umstellung des Personals auf mehr Professionalität
- Umweltfreundliche Wahl
Welche Dokumente können digital archiviert werden?
Es muss unterschieden werden zwischen nicht einmaligen Dokumenten (ausgestellte und empfangene Rechnungen, Buchhaltungsunterlagen, Frachtbriefe, Einheitliche Bescheinigungen, Spesenabrechnungen und -quittungen, Einheitsbuch der Arbeit usw.), für die es immer möglich ist, eine rechtskonforme elektronische oder digitale Speicherung vorzunehmen, und einmaligen Originaldokumenten, d.h. Papierdokumente mit handschriftlicher Unterschrift, für die hingegen eine vorherige Prozesszertifizierung erforderlich ist, und einmaligen Dokumenten, die direkt aufbewahrt werden können, wie z.B. zertifizierte E-Mails.
Es gibt auch Fälle, in denen die digitale Archivierung aufgrund des verbindlichen Charakters des Dokuments nicht zulässig ist, z. B. bei Dokumenten von erheblichem historischem Interesse, oder in anderen Fällen, in denen eine rechtliche Verpflichtung besteht, wie im Fall der elektronischen Rechnungen an SdI.
ARXivar-Lösungen für die digitale Archivierung
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Wir bieten einen Outsourcing-Service an, indem wir alle Phasen des elektronischen Speicherungsprozesses im Namen des Unternehmens übernehmen, einschließlich ständiger technischer und rechtskonformer Systemaktualisierungen.
In Fällen, in denen der Archivierungsdienst einem Dritten anvertraut wird, wird im Aufbewahrungsprozess zwischen den Rollen des Archivierungsbeauftragters (eine Person innerhalb oder außerhalb des Kunden) und des Verantwortlichen des Archivierungsdienstes (eine Person innerhalb des Archivierungsdienstes) unterschieden).