Was ist ein Dokumenten-Workflow?

Ein Dokumenten-Workflow ist eine standardisierte digitale Prozedur, mit der ein Dokument erstellt/erfasst, unterschrieben, protokolliert, geändert und schließlich gesetzeskonform aufbewahrt werden kann. Die Nutzung von Dokumenten-Workflows ermöglicht es jeder Organisation, den Lebenszyklus eines Dokuments effizient zu verwalten.

1. Erstellung

Vordefinierte unternehmensspezifische Vorlagen ermöglichen die Erstellung verschiedener Dokumenttypen direkt aus dem System (Angebote, Pressemitteilungen, Rechnungen etc.)

2. Validierung

Das erstellte Dokument kann in einen Genehmigungs-Workflow integriert werden. Jeder beteiligte Nutzer hat Einblick in den Fortgang der Genehmigungsprozedur

3. Verteilung

Als weiterer Workflow-Schritt kann das Dokument automatisch per E-Mail oder Link an spezifische Verteilerlisten verschickt werden

4. Aufbewahrung

Die digitale Archivierung ist der letzte Schritt, der für eine wirklich papierlose Verwaltung des Lebenszyklus von Dokumenten und eine vollständige Beweissicherung erforderlich ist

Rechtskonformität

Durch die Rationalisierung der Prozeduren in Dokumenten-Workflows wird die Einhaltung der Vorschriften sichergestellt. Ein Dokumenten-Workflow-System ermöglicht die Erstellung und kontinuierliche Aktualisierung der Dokumentation und unterstützt die Entscheidungsfindung durch präzise Berichte sowie eine klare Kategorisierung von Dokumenten, Daten, Informationen und Prozessen.

Beispiele für Dokumenten-Workflows

Mit einem Dokumenten-Workflow können die Schritte zur Erstellung, Organisation, Genehmigung und Weiterleitung jeder Art von Dokument verwaltet werden: Verträge, Unterlagen des Qualitätssystems, Protokolle, Datenschutzinformationen usw.

Handhabung von Angeboten

STANDARISIERTE VORLAGEN UND AUTOMATISCHE ABSTIMMUNG

Das Angebot wird über eine vordefinierte Vorlage erstellt. Ein Workflow prüft das Vorhandensein aller erforderlichen Informationen und führt den Genehmigungsprozess durch, indem er die Genehmiger je nach Region, Betrag und Kundentyp einbezieht. Nach Abschluss des Genehmigungszyklus wird das Angebot automatisch an den Kunden verschickt

Handhabung von Rundschreiben

AUTOMATISCHER VERSAND UND ORGANISIERTE RUNDSCHREIBEN

Der Workflow zur Erstellung eines Rundschreibens beginnt mit der Anfrage einer Abteilung, die sofort zur Genehmigung eingereicht wird. Danach wird das Rundschreiben automatisch nummeriert, protokolliert und an eine spezifische interne oder externe Liste gesendet. Die Rundschreiben sind stets entsprechend angeordnet, leicht auffindbar und mit den jeweiligen Empfängern verknüpft.

Einberufung des Verwaltungsrates

HANDHABUNG DER DOKUMENTE AUCH AUS DER FERNE

 Der Workflow beginnt mit dem Versand der Einladung zur Versammlung, die eine Tagesordnung und verlinkte Dokumente für jeden Punkt der Tagesordnung enthält. Anschließend sieht der Workflow Folgendes vor:

  • Erfassung der Antworten aller Eingeladenen
  • Eröffnung der Versammlung aus der Ferne
  • Diskussion mit Live-Änderung nicht genehmigter Punkte
  • Automatische Erstellung des Protokolls, Genehmigung mit digitaler Signatur und Versand.
  • DSGVO – Datenschutzverletzung
DSGVO - Datenschutzverletzung

GARANTIERTE UND VEREINFACHTE EINHALTUNG DER RROZEDUREN

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verpflichtet Organisationen, innerhalb von 72 Stunden der zuständigen Behörde und den betroffenen Nutzern eventuelle Verstöße oder Gefährdungen zu melden.

Ein Dokumenten-Workflow-System ermöglicht es, Mitteilungen dank vordefinierter Vorlagen und überwachter Prozesse rechtzeitig zu erstellen und zu versenden.

Workflow-Designer von ARXivar

Der grafische Workflow-Gestalter von ARXivar ist vollständig webbasiert und ermöglicht es, Arbeitsabläufe im Unternehmen schnell und einfach durch Ziehen & Ablegen zu gestalten und funktionsfähig zu machen, ohne dass Programmierkenntnisse notwendig sind. Dieses extrem vielseitige Tool passt sich den Anforderungen jeder Organisation und ihrer Prozesse an.