Dokumentenmanagement: was ist darunter zu verstehen?
Das Dokumentenmanagement ist ein computergestützter Prozess der Dokumente, der in drei Hauptphasen unterteilt werden kann: Erstellung, Verwaltung und rechtskonforme Archivierung.
Ein Dokumentenmanagementsystem kann Dritten überlassen werden. Sie fragen sich, was unter einem Dokumentenmanagementsystem zu verstehen ist? Ganz einfach! Es handelt sich um eine Softwarelösung, die zur Zentralisierung, Organisation und sicheren Weitergabe von Dokumenten verwendet wird. Mit zunehmend komplexeren Prozeduren und Vorschriften wächst auch die Menge an Informationen, die verwaltet werden müssen.
Dokumentenmanagement: Was sind die Anforderungen?
Um effizient und sicher zu sein, muss ein Dokumentenmanagementsystem bestimmte Prozeduren befolgen und präzise IT-Tools verwenden, die in der Lage sind, jedes einzelne Ereignis, das den Lebenszyklus eines Dokuments betrifft, effektiv zu steuern.
Aber wie organisiert man betriebliche Dokumente? Alles muss darauf abzielen, die administrativen, rechtlichen und archivarischen Verpflichtungen korrekt zu erfüllen und die allgemeinen Prinzipien des Datenschutzes einzuhalten, auch durch eine angemessene Risikobewertung. Eingehende und ausgehende Informationen müssen zugänglich sein, wobei die Einhaltung der Vorschriften mit den praktischen Anforderungen des Arbeitsalltags in Einklang gebracht werden muss.
Bewährte Praktiken für eine ordnungsgemäße Dokumentenverwaltung:
- Die Handhabung elektronischer Dokumente sollte sich auf Dokumenten-Workflows und auf Systeme für das Dokumenten- und Inhaltsmanagement stützen (zur Verwaltung von Inhalten, zur Zuweisung von Verantwortlichkeiten und Berechtigungen für verschiedene Benutzerkategorien, zur Beschreibung der Arbeitsabläufe usw.) und auf Dokumentenmanagementsysteme (zur Archivierung, Suche, Versionskontrolle, Metadatenverwaltung, logischen und physischen Datensicherheit, Indizierung, Reproduktion usw.)
- Ein entsprechendes Handbuch für das Dokumentenmanagement zur Beschreibung des elektronischen Dokumentenmanagementsystems ist unerlässlich (in der öffentlichen Verwaltung sogar obligatorisch)
- Es muss ein Verantwortlicher für das Dokumentenmanagement ernannt werden
- Es muss ein rechtlich konformes Archivierungssystem gemäß den Vorgaben des CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale – Kodex der digitalen Verwaltung) und den aktuellen AgID-Leitlinien eingerichtet werden, um die Authentizität, Integrität, Lesbarkeit, Verfügbarkeit und Rechtssicherheit der im Dokumentenmanagementsystem verwalteten Dokumente langfristig zu gewährleisten
- Es muss ein Handbuch zur Festlegung der organisatorischen Struktur, der Arbeitsabläufe, der internen Verfahren, Standards und Regeln erstellt werden
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Das Dokumentenmanagement ermöglicht es, Prozesse zu digitalisieren und den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments organisiert zu verwalten, wodurch die Effizienz von Unternehmen jeder Größe verbessert wird. Die Merkmale einer effizienten Dokumentenmanagementplattform sind:
Integration
Integration mit den Systemen, die für die zentralisierte Verwaltung verwendet werden
Zugänglichkeit
Ein smarter Zugriff auf die Informationen von jedem Ort und Gerät aus
Sicherheit
Zuverlässiges Dokumentensystem mit hohen Verschlüsselungsstandards
Workflow
Alle Schritte im Lebenszyklus eines Dokuments werden durch automatisierte Systeme verwaltet
Freigabe
Informationen werden gemeinsam genutzt und mit den richtigen Zugriffsebenen kontrolliert
Aufbewahrung
Zur Bewahrung des Beweiswerts des Dokuments im digitalen Format
Wer ist der Verantwortliche für das Dokumentenmanagement?
Der Verantwortliche für das Dokumentenmanagement ist eine zentrale Figur im Unternehmen und wird in der öffentlichen Verwaltung zur Pflicht. In der Regel wird diese Rolle von einer Führungskraft oder einem Mitarbeiter übernommen, der spezifische berufliche Qualifikationen oder technische Archivierungskompetenzen besitzt.
Der Verantwortliche für das Dokumentenmanagement verwaltet im Wesentlichen die digitalen Dokumentenflüsse im Unternehmen, legt die Zugriffsrichtlinien für das System fest und bestimmt, wer was tun darf (Eingabe, Änderung oder Einsicht elektronischer Dokumente), aber nicht nur. Zu den Hauptaufgaben gehören unter anderem:
- Erstellung der Verfahren zur ordnungsgemäßen Durchführung der Tätigkeiten zum Registrieren und Abzeichnen von Protokollen
- Einführung aller organisatorischen Maßnahmen, die für die Umsetzung eines einheitlichen elektronischen Protokollregisters erforderlich sind
- Ausarbeitung eines Dokumentenarchivierungsplans, bei dem die Dossiers abgeschlossener Vorgänge regelmäßig an das Archivierungssystem übermittelt werden
- Zusammenarbeit mit dem Archivleiter bei der Durchführung von Aussonderungsmaßnahmen unter Berücksichtigung der Vorschriften zum Schutz von Kulturgütern
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