Die elektronische Signatur ist ein wertvoller Verbündeter bei der Digitalisierung von Unternehmensprozessen und rechtlich so zuverlässig, dass sie anstelle der handschriftlichen Unterschrift verwendet werden kann, sofern die geltenden Vorschriften eingehalten werden.
Was versteht man unter elektronischer Signatur?
Das Gesetz versteht unter einer elektronischen Signatur die Gesamtheit von „Daten in elektronischer Form, die durch eine logische Verknüpfung mit anderen elektronischen Daten verbunden sind und vom Unterzeichner verwendet werden, um zu unterzeichnen, ohne dass die rechtlichen Wirkungen der Unterzeichnung aufgehoben werden“.
Doch wie viele und welche Arten von elektronischen Signaturen gibt es? Es ist bekannt, dass es vier verschiedene Arten elektronischer Signaturen gibt, die je nach Kontext verwendet werden. Wir sprechen von der einfachen elektronischen Signatur, der fortgeschrittenen elektronischen Signatur sowie der qualifizierten und digitalen Signatur.
Sie fragen sich, was unter einer einfachen oder fortgeschrittenen elektronischen Signatur zu verstehen ist? Und was bedeutet qualifizierte und digitale Signatur? Während sich die einfache und fortgeschrittene elektronische Signatur auf die Identifizierung des Unterzeichners durch eigens entwickelte, mehr oder weniger robuste Prozesse stützt, basiert die qualifizierte und digitale Signatur auf der Identifizierung des Unterzeichners mit Hilfe eines Geräts und eines von einer dritten Partei, der sogenannten Zertifizierungsstelle (Certification Authority), ausgestellten digitalen Zertifikats.
Nun gehen wir ins Detail und klären die spezifischen Merkmale jeder Art von Signatur.
Einfache elektronische Signatur
Hierbei handelt es sich um eine elektronische Signatur, die die Sicherheit und Integrität des unterzeichneten Dokuments mit einem grundlegenden Authentifizierungsniveau des Unterzeichners gewährleistet. Sie ist daher nur für bestimmte Kontexte geeignet. Nach der eIDAS-Verordnung dürfen jedoch einer einfachen elektronischen Signatur weder die rechtlichen Wirkungen noch die Zulässigkeit als Beweismittel in Gerichtsverfahren aufgrund ihrer elektronischen Form verweigert werden, oder weil sie nicht den Anforderungen für qualifizierte elektronische Signaturen entspricht.
Beispiele für die Nutzung
- Unterschrift eines Lieferscheins
- Zur Bestätigung der Einsichtnahme
- Aufträge/Auftragsbestätigungen
Fortgeschrittene elektronische Signatur
Diese elektronische Signatur wird mit Instrumenten erzeugt, die es ermöglichen, die Identität des Unterzeichners, die Unveränderbarkeit des Dokuments und die Rückverfolgbarkeit der Signatur auf eine einzige Person nachzuweisen, wobei sichergestellt ist, dass nur diese Person diese Signaturinstrumente nutzen kann. Aufgrund der Schriftformerfordernis und der in Artikel 2702 des Bürgerlichen Gesetzbuchs vorgesehenen Wirksamkeit hat sie eine hohe Beweiskraft.
Beispiele für die Nutzung
- Verträge über bewegliche Güter
- Gesundheitsunterlagen
- Bank-/Versicherungsverträge
Qualifizierte und digitale elektronische Signatur
Dies ist die stärkste Form der elektronischen Signatur und kann in jedem Kontext anstelle der handschriftlichen Unterschrift verwendet werden, der sie rechtlich gleichgestellt ist. Um die Verbreitung und die Einfachheit oder Effizienz der Verwendung zu fördern, wurden spezielle Methoden zur Anbringung der qualifizierten und digitalen Signatur entwickelt, wie z. B. die Fernsignatur und die automatische Signatur. Sie erfordert ein geeignetes Gerät und nutzt ein qualifiziertes Zertifikat mit vollem rechtlichen Wert, das sowohl die Originalität als auch die Integrität der unterzeichneten Dokumente zertifiziert.
Beispiele für die Nutzung
- Elektronische Rechnungsstellung
- Mietverträge für unbewegliche Güter mit einer Laufzeit von mehr als neun Jahren
- Verträge über unbewegliche Güter
- Ertrags- und Verkaufsurkunden
BIX-SIGN Lösung
BIX-SIGN ist die elektronische Signaturlösung, welche die Handhabung von Verträgen und den zu unterzeichnenden Dokumenten sowohl intern als auch extern vollständig sicher, von jedem Gerät aus und mit voller Rechtsgültigkeit vereinfacht.
Warum sollte man eine elektronische Signaturlösung verwenden?
Weil sie es ermöglicht, elektronische Dokumente schnell von überall aus zu unterzeichnen und dabei räumliche und zeitliche Grenzen zu überwinden, was sich positiv auf die betriebliche Effizienz auswirkt. Signaturlösungen können in Unternehmensprozesse integriert werden, um eine vollständig digitale Handhabung der Prozeduren zu ermöglichen, oder den Austausch von Genehmigungen zwischen verschiedenen Kanälen sowie die Beziehungen zwischen Kunden und Lieferanten stets im Einklang mit den geltenden Vorschriften zu erleichtern.
Ortsunabhängig signieren
Das Unterzeichnen von Dokumenten ist einfach und schnell, auch aus der Ferne
Weniger Papier
Keine Druckkosten und vollständig digitale Prozesse
Schlanke Prozesse
Elektronische Signaturen können in vorgesehene Prozesse integriert werden
ARXivar bietet elektronische Signaturlösungen für jeden Bedarf
Die Signaturlösungen von ARXivar ermöglichen durch die Integration mit Dokumenten-Workflows die Automatisierung und Optimierung von Verwaltungs- und Genehmigungsprozessen. Darüber hinaus garantieren sie durch den Einsatz zertifizierter Technologien maximale Sicherheit und Einhaltung der Vorschriften.